Eine Hausverwaltung ist weit mehr als ein Hausmeisterdienst – Hausverwaltungen kümmern sich um Buchhaltung, Reparaturen und Mieter eines Wohnhauses. Welche Aufgaben Hausverwaltungen übernehmen, welche Rechte sie haben und auf was Eigentümer bei der Suche achten sollten, lesen Sie hier.

‌Die Verwaltung von Mietshäusern kann sehr aufwendig sein und viel Zeit beanspruchen. Daher entscheiden sich viele Eigentümer für eine Hausverwaltung. Die Hausverwaltung kümmert sich – je nach Vereinbarung – um technische, administrative und juristische Angelegenheiten eines Mehrparteienhauses. Neben Miethäusern können Hausverwalter auch von Eigentümergemeinschaften beauftragt werden. Hier sind Hausverwalter aber nur für das Gemeinschaftseigentum verantwortlich und nicht für das Sondereigentum der einzelnen Eigentümer.

‌Welche Aufgaben ein Hausverwalter übernimmt, ist gesetzlich nicht geregelt. Die Tätigkeiten werden per Vertrag zwischen Eigentümer(n) und Hausverwaltung individuell vereinbart. Hausverwaltungen übernehmen in der Regel folgende Dienste:
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‌Kaufmännische Verwaltung
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‌Der Verwalter ist zuständig für alle Interessen der WEG und sorgt sich um das Gemeinschaftseigentum des Miethauses. Eine Wohnungseigentümergemeinschaft liegt vor, wenn das Wohnhaus mehrere Miteigentümer aufweist. Die sogenannte Teilungserklärung bestimmt, welche Teile des Wohnhauses zum Sondereigentum (z.B. einzelne Wohnungen) und welche zum Gemeinschaftseigentum (z.B. Treppenhaus) gehören. 
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‌Bei Wohneigentumsgemeinschaften ist die Hausverwaltung beispielsweise für die Pflege des Wohnhauses oder die Wartung des Liftes zuständig. Wichtig: Ausgenommen sind Renovierungen in den einzelnen Wohnungen, für diese ist nicht der Verwalter verantwortlich, darum muss sich der jeweilige Vermieter kümmern. Möchte der Vermieter beispielsweise eine Herdplatte austauschen, muss er dies entweder selbst erledigen oder eigenständig jemanden beauftragen. Der Verwalter erledigt zudem folgende Aufgaben:
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‌Zudem muss der Verwalter jener Wohneigentumsgemeinschaft (WEG) die jährliche Außerdem Eigentümerversammlungen organisieren – bei dieser Versammlung stehen unter anderem fällige Reparaturen und Sanierungen auf der Agenda und werden im Plenum besprochen.

‌Der Mietverwalter wird beauftragt, wenn das Wohnhaus nur einen einzelnen Eigentümer hat – die Wohnungseigentümergemeinschaft gibt es hierbei nicht. Neben der Verwaltung des gesamten Wohnhauses (inklusive Wohnungen) ist der Mietverwalter auch Ansprechperson der Mieter. Je nachdem was im Vertrag vereinbart wurde, ist dieser auch für die Suche nach passenden Mietern, der Erstellung von Mietverträgen sowie für das Veranlassen der Mieterhöhungen zuständig. Der Mietverwalter muss keine Eigentümerversammlungen veranstalten.
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‌Besitzt ein Eigentümer nur eine Wohnung und möchte diese nicht selbst verwalten, bietet sich ein Sondereigentumsverwalter an. Das eignet sich vor allem für Vermieter, die nicht selbst vor Ort wohnen. Der Sondereigentumsverwalter kümmert sich um den Mieter und erstellt die Betriebskostenabrechnung.

‌Die Hausverwaltung hat neben dem Organisieren der Eigentümerversammlung weitere Pflichten, die sie erfüllen muss. Hausverwalter müssen allen Eigentümern Einblicke in die Verwaltungsunterlagen gewähren – und das jederzeit. Hausverwalter müssen bei Eigentümerversammlungen außerdem auf Fragen und Beschwerden der Eigentümer eingehen. Kündigung der Hausverwaltung: Alle Unterlagen des Gebäudes müssen von der bisherigen Hausverwaltung an die Eigentümergemeinschaft zurückgeben werden.
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‌Die Hausverwaltung hat auch Mietern gegenüber Pflichten. Dazu gehören:
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‌Hausverwaltungen dürfen keine selbstgenutzten oder vermieteten Wohnungen betreten – zumindest nicht ohne Vorankündigung. Mindestens 24 Stunden im Vorhinein muss sich die Hausverwaltung beim Mieter oder Eigentümer anmelden. Das Gleiche gilt für Handwerker oder Wohnungsbesichtigungen. 
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‌Ausnahme: Handelt es sich um Gefahrensituationen – beispielweise durch Feuer oder einem Rohrbruch – darf eine Hausverwaltung die Wohnung, auch ohne Erlaubnis, des Mieters betreten.
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‌Am Markt gibt es zahlreiche Anbieter mit unterschiedlichen Angeboten. Manche Anbieter haben sehr günstige Konditionen – dafür werden aber gewisse Leistungen häufig extra abgerechnet und sind nicht im Grundpreis enthalten. Die Kosten für eine Hausverwaltung hängen meist von folgenden Faktoren ab:
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‌Hausverwaltungen können die Gebühren für das Gebäude-Management frei festlegen. Laut dem Verband Deutscher Immobilienverwalter (DDIV) kosten Hausverwaltungen mit weniger als zehn Einheiten im Wohnhaus durchschnittlich:
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‌Die Preise verstehen sich pro Wohnung und werden monatlich abgerechnet. Eine Hausverwaltung kostet demnach jährlich zwischen 150 und 350 €. Für die Teilnahme an Eigentümerversammlungen werden üblich zwischen 50 und 70 € verrechnet. Verwaltetes Sondereigentum kostet in der Regel 4 bis 6 % der Gesamtmiete.

‌Eigentümer haben ebenso das Recht, selbst die Rolle des Verwalters zu übernehmen. Die Selbstverwaltung sollte aber nicht unterschätzt werden. Während Wohnhäuser mit zehn bis fünfzehn Wohnungen noch eher zu schaffen sind, kann alles darüber den zeitlichen Rahmen der Eigentümer sprengen. Das kann haftbare Fehler verursachen, die kein Eigentümer haben möchte. Für professionelle Hausverwaltungen sprechen vor allem folgende Eigenschaften:
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‌Für den Beruf des Hausverwalters gibt es in Deutschland keine spezifische Berufsausbildung. Das heißt: Theoretisch kann jeder, der möchte, eine Hausverwaltung anbieten. Aus diesem Grund sollten Eigentümer bei Wahl der Hausverwaltung auf bestimmte Kriterien achten. Folgende Punkte geben eine Orientierung: 
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‌1) Die Hausverwaltung ist bei einem bekannten Verwalterverband registriert. Gewisse Standards sind meist ein Kriterium für die Aufnahme. 
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‌2) Gibt es einen regelmäßigen Austausch zwischen Eigentümer und Hausverwaltung? Ist die Hausverwaltung gut erreichbar? Sind die Ansprechpersonen lösungsorientiert? 
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‌3) Die Hausverwaltung sollte ihre Tätigkeit hauptberuflich ausüben. Nebentätigkeiten könnten einen umfassenden Service stören. 
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‌4) Eine Hausverwaltung, die bereits lange am Markt vertreten ist, deutet auf viel Erfahrung hin. 
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‌5) Eine Hausverwaltung sollte ein umfangreiches, administratives und kaufmännisches Wissen vorweisen. Die Aufgabe erfordert schließlich einen sicheren Umgang mit Rechnungen, Mahnungen und Wirtschaftsplänen. 
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‌6) Der Sitz der Hausverwaltung sollte sich in der Nähe des Wohnhauses befinden. Eine große Distanz erschwert Aufgaben, die schnell erledigt werden müssen. Grundsätzlich sollten Eigentümer für Ihre Wahl auf Berufsausbildungen achten, die ein solides Knowhow für die Branche erahnen lassen. Folgende Ausbildungen deuten auf fachkundige Personen hin:
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‌Seit dem 1.8.2018 gibt es für Hausverwalter erstmals eine gesetzliche Zulassungspflicht. Hausverwalter müssen demnach gewisse Kriterien erfüllen, wie beispielsweise:
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‌Die Laufzeit von Hausverwaltungsverträgen kann ein entscheidendes Kriterium für Eigentümer sein. Denn: Die Hausverwaltung verwaltet die Kapitalanlage der Eigentümer und kann durch Fehlentscheidungen die Anlage beeinflussen. Sind Eigentümer unzufrieden, sollte ein schneller Wechsel der Hausverwaltung möglich sein. Normalerweise laufen Verträge mit Hausverwaltungen mindestens ein Jahr. Erfolgt keine Kündigung, verlängern sich die Verträge automatisch. Bei Wohnungseigentum gilt: Die Hausverwaltung darf zunächst für maximal fünf Jahre engagiert werden – eine Verlängerung ist möglich.
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‌Verträge mit Hausverwaltungen können gewöhnlich nur unter Einhaltung der Kündigungsfristen beendet werden. Es gibt jedoch bestimmte Situationen, die eine sofortige Kündigung des Arbeitsverhältnisses zulassen. Laut § 626 Abs. 1 BGB ist dazu ein wichtiger Grund notwendig, wie beispielsweise: Der Eigentümer hat wegen bestimmten Vorfällen kein Vertrauen mehr in eine treue Zusammenarbeit mit der Hausverwaltung. Folgende Umstände könnten zu einer sofortigen Kündigung der Hausverwaltung führen:
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