Mehrere Mini-Häuser bilden einen Kreis um zwei offene Handflächen © Adobe Stock | beeboys

Hausverwaltung – Eigentümer geben Arbeit ab und sparen Zeit

Eine Hausverwaltung ist weit mehr als ein Hausmeisterdienst – Hausverwaltungen kümmern sich um Buchhaltung, Reparaturen und Mieter eines Wohnhauses. Welche Aufgaben Hausverwaltungen übernehmen, welche Rechte sie haben und auf was Eigentümer bei der Suche achten sollten, lesen Sie hier.

Was ist eine Hausverwaltung?


‌Die Verwaltung von Mietshäusern kann sehr aufwendig sein und viel Zeit beanspruchen. Daher entscheiden sich viele Eigentümer für eine Hausverwaltung. Die Hausverwaltung kümmert sich – je nach Vereinbarung – um technische, administrative und juristische Angelegenheiten eines Mehrparteienhauses. Neben Miethäusern können Hausverwalter auch von Eigentümergemeinschaften beauftragt werden. Hier sind Hausverwalter aber nur für das Gemeinschaftseigentum verantwortlich und nicht für das Sondereigentum der einzelnen Eigentümer.
Achtung:
Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) müssen sich bei der Frage der Hausverwaltung an das Wohnungseigentumsgesetz §26 und §27 halten. Grundsätzlich gilt, dass die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums allen Mitgliedern gemeinsam zusteht.

Was sind die Aufgaben einer Hausverwaltung?


‌Welche Aufgaben ein Hausverwalter übernimmt, ist gesetzlich nicht geregelt. Die Tätigkeiten werden per Vertrag zwischen Eigentümer(n) und Hausverwaltung individuell vereinbart. Hausverwaltungen übernehmen in der Regel folgende Dienste:

‌Kaufmännische Verwaltung
  • Abrechnung und Verwaltung der Mieten  
  • Forderung von fälligen Mietzahlungen 
  • Neue Mietverträge ausarbeiten  
  • Mietanpassung
  • Erstellung von Betriebskostenabrechnung 
  • Zahlung von entstandenen Kosten  
  • Buchführung 
  • Mietersuche  
  • Wohnungsbesichtigungen und Übergaben  
  • Planung des Budgets  

  • ‌Technische Verwaltung
  • Instandhaltung und Instandsetzung des Gebäudes 
  • Betrieb der Heizanlage  
  • Handwerker, Installateure usw. beauftragen 
  • Einrichtungen kontrollieren 
  • Hausmeister beauftragen  
  • Modernisierungen durchführen 

  • ‌Juristische Verwaltung
  • Vertretung des Eigentümers gegenüber Dritten  
  • Austausch mit Behörden  
  • Mieter über die Gesetzlage informieren   
  • Hinweis:
    Das Erstellen einer Hausordnung kann auch eine Aufgabe der Hausverwaltung sein. Die Hausordnung regelt beispielsweise Ruhezeiten und diverse Reinigungsaufgaben der Bewohner. Die Hausverwaltung ist für die Einhaltung der Regeln verantwortlich.

    Welche Arten der Hausverwaltung gibt es?

    Verwalter von Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG)


    ‌Der Verwalter ist zuständig für alle Interessen der WEG und sorgt sich um das Gemeinschaftseigentum des Miethauses. Eine Wohnungseigentümergemeinschaft liegt vor, wenn das Wohnhaus mehrere Miteigentümer aufweist. Die sogenannte Teilungserklärung bestimmt, welche Teile des Wohnhauses zum Sondereigentum (z.B. einzelne Wohnungen) und welche zum Gemeinschaftseigentum (z.B. Treppenhaus) gehören. 

    ‌Bei Wohneigentumsgemeinschaften ist die Hausverwaltung beispielsweise für die Pflege des Wohnhauses oder die Wartung des Liftes zuständig. Wichtig: Ausgenommen sind Renovierungen in den einzelnen Wohnungen, für diese ist nicht der Verwalter verantwortlich, darum muss sich der jeweilige Vermieter kümmern. Möchte der Vermieter beispielsweise eine Herdplatte austauschen, muss er dies entweder selbst erledigen oder eigenständig jemanden beauftragen. Der Verwalter erledigt zudem folgende Aufgaben:
  • Buchhaltung
  • Erstellung von Wirtschaftsplänen 
  • Kontrolle der Zahlungseingänge und Ausgänge 
  • Erstellung von Betriebskostenabrechnungen für die einzelnen Wohnungen.  

  • ‌Zudem muss der Verwalter jener Wohneigentumsgemeinschaft (WEG) die jährliche Außerdem Eigentümerversammlungen organisieren – bei dieser Versammlung stehen unter anderem fällige Reparaturen und Sanierungen auf der Agenda und werden im Plenum besprochen.
    Achtung:
    Mitglieder einer Wohnungseigentümergemeinschaft müssen keinen Verwalter beauftragen, das Wohnhaus kann auch selbst verwaltet werden. Sobald ein Eigentümer jedoch einen externen Verwalter haben möchte, muss die Wohnungseigentümergemeinschaft dieser Forderung nachkommen.

    Mietverwalter


    ‌Der Mietverwalter wird beauftragt, wenn das Wohnhaus nur einen einzelnen Eigentümer hat – die Wohnungseigentümergemeinschaft gibt es hierbei nicht. Neben der Verwaltung des gesamten Wohnhauses (inklusive Wohnungen) ist der Mietverwalter auch Ansprechperson der Mieter. Je nachdem was im Vertrag vereinbart wurde, ist dieser auch für die Suche nach passenden Mietern, der Erstellung von Mietverträgen sowie für das Veranlassen der Mieterhöhungen zuständig. Der Mietverwalter muss keine Eigentümerversammlungen veranstalten.

    Sondereigentumsverwalter


    ‌Besitzt ein Eigentümer nur eine Wohnung und möchte diese nicht selbst verwalten, bietet sich ein Sondereigentumsverwalter an. Das eignet sich vor allem für Vermieter, die nicht selbst vor Ort wohnen. Der Sondereigentumsverwalter kümmert sich um den Mieter und erstellt die Betriebskostenabrechnung.
    Hinweis:
    Miethausverwalter und Verwalter von Wohnungseigentümergesellschaften (WEG) sind nicht das Gleiche. Miethausverwalter kümmern sich um ein Mietshaus, das einem alleinigen Eigentümer gehört. Hierbei gibt es keine rechtlichen Vorschriften, die Aufgaben unterscheiden sich je nach Vertrag.

    WEG-Verwalter müssen sich hingegen an das Wohnungseigentumsgesetz halten und verwalten das Gemeinschaftseigentum der WEG. Treppenhäuser, Aufzüge oder Heizungsanlagen gehören beispielsweise zum Gemeinschaftseigentum.

    Pflichten und Rechte der Hausverwaltung


    ‌Die Hausverwaltung hat neben dem Organisieren der Eigentümerversammlung weitere Pflichten, die sie erfüllen muss. Hausverwalter müssen allen Eigentümern Einblicke in die Verwaltungsunterlagen gewähren – und das jederzeit. Hausverwalter müssen bei Eigentümerversammlungen außerdem auf Fragen und Beschwerden der Eigentümer eingehen. Kündigung der Hausverwaltung: Alle Unterlagen des Gebäudes müssen von der bisherigen Hausverwaltung an die Eigentümergemeinschaft zurückgeben werden.

    Pflichten gegenüber Mieter


    ‌Die Hausverwaltung hat auch Mietern gegenüber Pflichten. Dazu gehören:
  • Verkehrssicherungspflicht – Die Hausverwaltung muss dafür sorgen, dass Zuwege gut beleuchtet und im Winter von Schnee befreit sind. Außerdem müssen der Eingangsbereich und das Treppenhaus sicher nutzbar sein.  
  • Hausordnung und Ruhezeiten – Hausverwalter müssen dafür sorgen, dass die Hausordnung eingehalten wird, um Mieter zu schützen. (Beispielsweise Lärmbelästigung) 
  • Betriebskostenabrechnung – Die Betriebskostenabrechnung muss für jeden Mieter einzeln erstellt und einmal jährlich verschickt werden.  
  • Instandhaltungspflicht – Kaputte Türen, Fenster oder Heizungen müssen von der Hausverwaltung im Namen des Vermieters repariert werden.  
  • Schäden beseitigen – Schimmelbefall oder Schäden durch Baumängel müssen von der Hausverwaltung beseitigt werden. 
  • Rechte der Hausverwaltung

  • Beschlüsse über das Wohnungseigentum  
  • Hausordnung festlegen  
  • Mietzahlungen einfordern und verwalten  
  • Instandhaltungen und Reparaturen im Wohnhaus ansetzen  
  • Kostenbeiträge für gemeinschaftliches Eigentum einfordern  
  • Gemeinschaftliche Gelder verwalten (getrennt von Privatvermögen)
    ‌ 
  • Was dürfen Hausverwaltungen nicht?


    ‌Hausverwaltungen dürfen keine selbstgenutzten oder vermieteten Wohnungen betreten – zumindest nicht ohne Vorankündigung. Mindestens 24 Stunden im Vorhinein muss sich die Hausverwaltung beim Mieter oder Eigentümer anmelden. Das Gleiche gilt für Handwerker oder Wohnungsbesichtigungen. 

    ‌Ausnahme: Handelt es sich um Gefahrensituationen – beispielweise durch Feuer oder einem Rohrbruch – darf eine Hausverwaltung die Wohnung, auch ohne Erlaubnis, des Mieters betreten.

    Was kostet eine Hausverwaltung?


    ‌Am Markt gibt es zahlreiche Anbieter mit unterschiedlichen Angeboten. Manche Anbieter haben sehr günstige Konditionen – dafür werden aber gewisse Leistungen häufig extra abgerechnet und sind nicht im Grundpreis enthalten. Die Kosten für eine Hausverwaltung hängen meist von folgenden Faktoren ab:
  • Handelt es sich um ein Mietshaus oder eine Eigentümergemeinschaft?  
  • Anzahl der Wohnungen  
  • Alter und Zustand des Gebäudes  
  • Welche Aufgaben werden übernommen?  
  • Lage der Immobilie  
  • Mieterstruktur (einfache oder komplizierte Mieter?) 
  • Wird ein „Rund-um-die-Uhr“ Service angeboten? 

  • ‌Hausverwaltungen können die Gebühren für das Gebäude-Management frei festlegen. Laut dem Verband Deutscher Immobilienverwalter (DDIV) kosten Hausverwaltungen mit weniger als zehn Einheiten im Wohnhaus durchschnittlich:
  • Bei WEG-Verwaltung 24,13 €  
  • WEG-Verwaltung mit mehr als zehn Wohnungen 17,46 €  
  • Bei Mieterverwaltung 31, 81 €  
  • Garagen 3,84 €  

  • ‌Die Preise verstehen sich pro Wohnung und werden monatlich abgerechnet. Eine Hausverwaltung kostet demnach jährlich zwischen 150 und 350 €. Für die Teilnahme an Eigentümerversammlungen werden üblich zwischen 50 und 70 € verrechnet. Verwaltetes Sondereigentum kostet in der Regel 4 bis 6 % der Gesamtmiete.
    Achtung:
    Die Kosten für die Hausverwaltung können nicht auf Mieter umgelegt werden – sie sind also kein Teil der Betriebskostenabrechnung. Die Kosten können jedoch als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden.

    Selbstverwaltung


    ‌Eigentümer haben ebenso das Recht, selbst die Rolle des Verwalters zu übernehmen. Die Selbstverwaltung sollte aber nicht unterschätzt werden. Während Wohnhäuser mit zehn bis fünfzehn Wohnungen noch eher zu schaffen sind, kann alles darüber den zeitlichen Rahmen der Eigentümer sprengen. Das kann haftbare Fehler verursachen, die kein Eigentümer haben möchte. Für professionelle Hausverwaltungen sprechen vor allem folgende Eigenschaften:
  • Kaufmännisches, rechtliches und technisches Fachwissen  
  • Erfahrung bei Organisation der Verwaltung 
  • Ein Netzwerk von Fachleuten und Handwerkern, die erfahrungsgemäß gute Arbeit leisten 
  • Erfahrung bei Reparaturen und Sanierungen im Wohnhaus 
  • Versicherungsschutz, der bei Fehlern von Verwaltung greift

    ‌ 
  • Wie findet man eine gute Hausverwaltung?


    ‌Für den Beruf des Hausverwalters gibt es in Deutschland keine spezifische Berufsausbildung. Das heißt: Theoretisch kann jeder, der möchte, eine Hausverwaltung anbieten. Aus diesem Grund sollten Eigentümer bei Wahl der Hausverwaltung auf bestimmte Kriterien achten. Folgende Punkte geben eine Orientierung: 

    ‌1) Die Hausverwaltung ist bei einem bekannten Verwalterverband registriert. Gewisse Standards sind meist ein Kriterium für die Aufnahme. 

    ‌2) Gibt es einen regelmäßigen Austausch zwischen Eigentümer und Hausverwaltung? Ist die Hausverwaltung gut erreichbar? Sind die Ansprechpersonen lösungsorientiert? 

    ‌3) Die Hausverwaltung sollte ihre Tätigkeit hauptberuflich ausüben. Nebentätigkeiten könnten einen umfassenden Service stören. 

    ‌4) Eine Hausverwaltung, die bereits lange am Markt vertreten ist, deutet auf viel Erfahrung hin. 

    ‌5) Eine Hausverwaltung sollte ein umfangreiches, administratives und kaufmännisches Wissen vorweisen. Die Aufgabe erfordert schließlich einen sicheren Umgang mit Rechnungen, Mahnungen und Wirtschaftsplänen

    ‌6) Der Sitz der Hausverwaltung sollte sich in der Nähe des Wohnhauses befinden. Eine große Distanz erschwert Aufgaben, die schnell erledigt werden müssen. Grundsätzlich sollten Eigentümer für Ihre Wahl auf Berufsausbildungen achten, die ein solides Knowhow für die Branche erahnen lassen. Folgende Ausbildungen deuten auf fachkundige Personen hin:
  • Immobilienkaufmann 
  • Studium mit Schwerpunkt Immobilienwirtschaft  
  • Studium mit Schwerpunkt Immobilienmanagement  
  • Hinweis:
    Eine seriöse und kompetente Hausverwaltung lässt sich oftmals an der Mitgliedschaft bei einem Verwalterverband erkennen. Beispiele wären hierfür der Bundesfachverband der Immobilienverwalter e.V. (BVI) oder der Dachverband der Deutscher Immobilienverwalter (DDIV). Bei letzterem sind viele weitere, regionale Verbände inkludiert.

    Voraussetzungen für Hausverwalter


    ‌Seit dem 1.8.2018 gibt es für Hausverwalter erstmals eine gesetzliche Zulassungspflicht. Hausverwalter müssen demnach gewisse Kriterien erfüllen, wie beispielsweise:
  • Weiterbildungspflicht (20 Stunden innerhalb von drei Jahren) 
  • Verpflichtende Auskunft gegenüber dem Auftraggeber über Qualifikation und Weiterbildungen (§11 S. 1 Nr. 3 MaBV
  • Nachweis von Versicherungen  
  • Nachweis von Führungszeugnis und Schufa-Auskunft
    ‌  
  • Verträge von Hausverwaltungen


    ‌Die Laufzeit von Hausverwaltungsverträgen kann ein entscheidendes Kriterium für Eigentümer sein. Denn: Die Hausverwaltung verwaltet die Kapitalanlage der Eigentümer und kann durch Fehlentscheidungen die Anlage beeinflussen. Sind Eigentümer unzufrieden, sollte ein schneller Wechsel der Hausverwaltung möglich sein. Normalerweise laufen Verträge mit Hausverwaltungen mindestens ein Jahr. Erfolgt keine Kündigung, verlängern sich die Verträge automatisch. Bei Wohnungseigentum gilt: Die Hausverwaltung darf zunächst für maximal fünf Jahre engagiert werden – eine Verlängerung ist möglich.

    Sofortige Trennung von Hausverwaltung


    ‌Verträge mit Hausverwaltungen können gewöhnlich nur unter Einhaltung der Kündigungsfristen beendet werden. Es gibt jedoch bestimmte Situationen, die eine sofortige Kündigung des Arbeitsverhältnisses zulassen. Laut § 626 Abs. 1 BGB ist dazu ein wichtiger Grund notwendig, wie beispielsweise: Der Eigentümer hat wegen bestimmten Vorfällen kein Vertrauen mehr in eine treue Zusammenarbeit mit der Hausverwaltung. Folgende Umstände könnten zu einer sofortigen Kündigung der Hausverwaltung führen:
  • Die Hausverwaltung vergibt Aufträge an Dienstleister ohne Zustimmung des Eigentümers oder ohne den Beschluss der Eigentümerversammlung 
  • Die Hausverwaltung ist zahlungsunfähig  
  • Hausverwaltung erstellt keine Jahresabrechnung oder erstellt diese mehrmalig zu spät 
  • Bedrohungen beziehungsweise straffällige Handlungen gegen den Eigentümer 
  • Hausverwaltung hält sich auch nach Abmahnung nicht an Vereinbarungen  
  • Hausverwaltung vergibt – für den eigenen Vorteil – Aufträge an bevorzugte Firmen

    ‌  
  • Hausverwaltung – Immobilien einfach erklärt

    Welche Aufgaben übernimmt die Hausverwaltung?

    Eine Hausverwaltung kümmert sich in der Regel um die technischen, kaufmännischen und juristischen Aufgaben eines Wohnhauses. Sie wird meist von den Eigentümern des Hauses beauftragt. Die Aufgaben unterscheiden sich dabei je nach Vertrag und Art der Immobilie. Zu den Aufgaben der Hausverwaltung gehören beispielsweise: das Einfordern von Mieten, Instandhaltungen und Budget berechnen. 

    ‌Weiterlesen: Was sind die Aufgaben einer Hausverwaltung?

    Was macht eine gute Hausverwaltung aus?

    Hausverwaltungen sollten für Eigentümer und Mieter gut erreichbar sein, um bei dringenden Angelegenheiten schnell handeln zu können. Manche Firmen bieten daher einen 24-Stunden-Service an. Außerdem sind kompetente Hausverwaltungen meist bei anerkannten Verwalterverbänden registriert und haben einen großen Pool an externen Dienstleistern (Handwerker, Installateure, Hausmeister). 

    ‌Weiterlesen: Wie findet man eine gute Hausverwaltung?

    Was darf eine Hausverwaltung nicht?

    Hausverwaltungen dürfen – ohne Zustimmung von Eigentümer oder Mieter – keine Wohnung betreten. Instandhaltungen oder sonstigen Reparaturen müssen mindestens 24 Stunden im Vorhinein angekündigt werden. Lediglich bei akuter Gefahr dürfen Hausverwalter eine Wohnung ohne Erlaubnis betreten – beispielsweise Brandgefahr. 

    ‌Weiterlesen: Pflichten und Rechte der Hausverwaltung

    Welche Pflichten haben Hausverwalter?

    Hausverwalter kümmern sich um ein Wohnhaus und erledigen die Aufgaben, die mit den Eigentümern vereinbart wurden. Handelt es sich um eine Wohnungseigentümergemeinschaft müssen Hausverwalter außerdem eine jährliche Eigentümerversammlung organisieren. Eigentümer haben zudem das Recht, Einblicke in die Verwaltungsunterlagen des Hausverwalters zu bekommen. 

    ‌Weiterlesen: Pflichten und Rechte der Hausverwaltung

    Was kosten Hausverwaltungen?

    Eine Hausverwaltung kostet je nach Umfang der Leistungen unterschiedlich viel. Manche Anbieter werben mit sehr niedrigen Pauschalen, wobei gewisse Dienste hierbei zusätzlich verrechnet werden. Der Verband Deutscher Immobilienverwalter hat monatliche Durschnittpreise berechnet. Demnach zahlt man für ein Wohnhaus mit weniger als zehn Einheiten zwischen 24 und 31 € im Monat für die Hausverwaltung. 

    ‌Weiterlesen: Was kostet eine Hausverwaltung?

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