Fahrtkostenerstattung für den Weg zur Bewerbung werden in den seltensten Fällen erstattet.

Fahrtkostenarten und Erstattungsmöglichkeiten

Im Arbeitsverhältnis entstehen durch den täglichen Arbeitsweg, Dienstreisen und Fahrten zu Kundenterminen Kosten. In einigen Fällen ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Kosten zu tragen und in anderen nicht. Welche Kosten erstattungsfähig sind, lesen Sie in den folgenden Abschnitten.

Fahrtkostenarten


‌Fahrtkosten entstehen für den täglichen Arbeitsweg mit öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Rad oder PKW. Egal ob Sie selbstständig oder angestellt sind, die täglichen Fahrtkosten können Sie steuerlich im Rahmen der Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) absetzen. Je nach Kostenhöhe minimiert sich der Bruttolohn, so dass eine Steuerrückzahlung fällig wird. Arbeitnehmerfreundliche Unternehmen unterstützen die Angestellten mit freiwilligen Zuschüssen zu den täglichen Fahrtkosten. Verlangt der Arbeitgeber die Bereitschaft zu Dienstreisen (Geschäftsreise, berufsbedingte Arbeitsreise), muss er die Kosten gem. § 670 BGB erstatten.

Fahrtkosten für Dienstreisen


‌Die berufsbedingte Arbeitsreise findet außerhalb der üblichen Arbeitsstätte und der eigenen Wohnung statt. Zu den typischen Dienstreisen zählen:

  • Fortbildungen
  • Teilnahme an Messen, Veranstaltungen, Seminaren und Kongressen
  • Dienstreisen zu anderen Standorten und Zweigstellen des eigenen Unternehmens
  • Dienstreisen im Rahmen der Personalvertretungstätigkeit - auswärtige Kundenbesuche
  • Kostenrückerstattung


    ‌Arbeitgeber erstatten Fahrtkosten, Hotelkosten und Verpflegungsmehraufwand (Tagegeld). Verpflegungsmehraufwand entsteht bei Dienstreisen, die einen bestimmten Zeitrahmen überschreiten. Die Maximalsumme des Tagegelds liegt bei 28 € pro Kalendertag. Erfolgt die Dienstreise mit dem PKW, werden Fahrtkosten auf Basis einer Kilometerpauschale erstattet. Standard ist die gesetzliche Pauschale von 30 Cent pro Kilometer, die auch für die Entfernungspauschale gilt. Der Betrag berücksichtigt Benzinkosten und PKW-Abnutzung.

    ‌Auch die Hotelkosten trägt der Arbeitgeber. Erfolgt die Dienstreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln, ist die Kostenrückerstattung unkompliziert. Angestellte erhalten im Anschluss an die Dienstreise den Wert des Bus-, Bahn- oder Flugzeugtickets zzgl. Tagegeld. Bei der Dienstreiseplanung und -abrechnung greifen viele Unternehmen und der öffentliche Dienst auf Travel-Management-Systeme zurück. Angestellte nutzen eine Servicestelle für die Dienstreisebuchung. Häufig wickelt der Arbeitgeber die Bezahlung von Bahnfahrten und Hotelübernachtungen im Vorfeld ab. Im Anschluss an die Dienstreise reichen Angestellte die Belege als Nachweis ein.

    ‌‌Erstattet werden Tagegeld und Bustickets, da diese Beträge nicht im Vorfeld bezahlt wurden. Strecken Angestellte die Übernachtungskosten vor, erhalten sie diese bei der Dienstreiseabrechnung zurück. Erfordert das Arbeitsverhältnis viele Geschäftsreisen, greifen Unternehmen auf Tankkarten zurück. Das vereinfacht die Abrechnung, da Angestellte den Tankbetrag nicht selbst vorstrecken. Das Tankgeld wird direkt vom Betriebskonto abgebucht.

    ‌Bewahren Sie Belege und Kassenbons auf und reichen Sie diese mit dem Formular zur Dienstreiseabrechnung ein. Arbeitgeber stellen Formulare für Dienstreiseabrechnungen bereit. Einige Unternehmen erwarten ausgefüllte Abrechnungsformulare in Papierform. Andere Unternehmen setzen bei der Dienstreiseplanung und Kostenrückerstattung auf digitalen Workflow. Das Formular wird online ausgefüllt und an die zuständige Abteilung weitergeleitet.

    Abrechnungsformulare enthalten Angaben zu Reisedatum, Beginn und Ende der Dienstreise, Angaben über das genutzte Verkehrsmittel und bei PKW-Nutzung zu den gefahrenen Kilometern. Daten wie der Name der Antragstellenden, Bankdaten für die Kostenrückerstattung, Antragsdatum und Unterschrift sind Teil des Formulars. Bei der Abrechnung der Dienstreisekosten gelten Fristen. In der freien Wirtschaft gelten Regelungen des Tarifvertrags oder § 195 BGB. Formulare zur Erstattung von Fahrtkosten und weiteren Kosten müssen innerhalb von drei Jahren nach der Dienstreise eingereicht werden. Im öffentlichen Dienst gilt das Bundesreisekostengesetz. § 3 BRKG schreibt eine Abrechnung der Dienstreisekosten innerhalb von sechs Monaten vor. Empfehlenswert ist eine zeitnahe Beantragung, damit der Überblick über die erstattungsfähigen Kosten nicht verloren geht. Die Kostenrückerstattung für Dienstreisen erfolgt steuerfrei.
    Hinweis:
    Fahrtkosten nach Kostenarten trennen

    ‌Dienstreisekosten sind von den täglichen Fahrtkosten zur Arbeit zu trennen. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Dienstreisekosten zu übernehmen, jedoch nicht die Kosten des täglichen Arbeitswegs. Erfolgt keine Rückerstattung durch den Arbeitgeber, können Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwand durch Dienstreisen steuerlich geltend gemacht werden. In der Praxis trifft diese Situation meist nur auf Selbstständige zu.

    Rechtliche Rahmenbedingungen für Dienstreisen


    ‌Im öffentlichen Dienst und in der Privatwirtschaft legen Regelungen die Rahmenbedingungen für Dienstreisen und Kostenerstattung fest. Dienst- und Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge und Inhalte des Arbeitsvertrags ergänzen und präzisieren gesetzliche Regelungen. Im öffentlichen Dienst gelten das Bundesreisekostengesetz (BRKG) und die Reisekostengesetze der jeweiligen Länder. Ergänzend gibt es weitere Gesetzestexte für Beamte und Tarifbeschäftigte.

    ‌Die individuellen Regelungen für Geschäftsreisen im privatwirtschaftlichen Bereich orientieren sich an den Vorgaben des öffentlichen Dienstes. Unternehmen dürfen hier jedoch individuelle und ggf. bessere Konditionen anbieten. Werden Dienstreisebedingungen arbeitsvertraglich vereinbart, sind diese nur gültig, wenn sie dem Mindestmaß der gesetzlichen Regelungen entsprechen. Legen Unternehmen in Arbeitsverträgen fest, dass Angestellte Kosten einer Dienstreise selbst tragen müssen, ist die Passage nichtig.

    Fahrtkosten für Arbeitsweg und Dienstfahrten


    ‌Kurze Fahrten mit dem eigenen PKW für den Arbeitgeber sind keine Dienstreise. Fahrtkosten für den Einkauf von Arbeitsmitteln, Kundenbesuche in der unmittelbaren Umgebung, Fahrten zur Post und andere Besorgungen für den Arbeitgeber rechnen Angestellte im Idealfall direkt mit dem Arbeitgeber ab. Erstattete Fahrtkosten sind in der Steuererklärung später anzugeben, um eine Doppelerstattung zu vermeiden. Fahrtkosten für den täglichen Arbeitsweg müssen Arbeitgeber nicht finanzieren.

    ‌Einige Unternehmen unterstützen die eigenen Angestellten mit freiwilligen Zahlungen in Form von Jobtickets und Fahrtkostenzuschüssen. Ist dies nicht der Fall, können Fahrtkosten zur Arbeitsstätte steuerlich im Rahmen der Werbungskosten abgesetzt werden.

    Entfernungspauschale ermitteln


    ‌Die Entfernungspauschale ist gesetzlich im deutschen Einkommensteuergesetz (EStG) verankert. Aufwendungen für den Arbeitsweg zwischen Wohnsitz und erster Tätigkeitsstätte mindern gem. § 9 EStG das zu versteuernde Einkommen. Die Berechnung erfolgt für das Jahr 2020 auf Basis einer Pauschale von 30 Cent je Kilometer, unabhängig von der tatsächlichen Kostenhöhe. Egal ob Sie sich zu Fuß, mit dem eigenen PKW, dem Fahrrad oder dem ÖPNV zur Arbeit begeben, pro Kilometer stehen Ihnen 30 Cent zu. Für die darauffolgende Jahre hat die Bundesregierung eine jährliche Erhöhung der Pendlerpauschale festgesetzt.

    ‌Erstattet wird nur eine Fahrt zur Arbeitsstätte auf dem kürzesten Weg von der Wohnung zum Arbeitgeber. Längere Arbeitswege müssen begründet werden. Zulässig sind Umwege wegen Baustellen, Sperrungen und einer schlechten Verkehrslage. Die maximale Erstattungshöhe liegt bei 4.500 € jährlich. Ab einem täglichen Arbeitsweg von 15 km lohnt sich die Fahrtkostenpauschale. Bei jeder Steuererklärung wird ein Pauschbetrag von 1.000 € berechnet. Bei geringeren Kosten lohnt sich der Berechnungsaufwand nicht. | Hier können Sie die Pendlerpauschale ganz einfach online berechnen.
    Hinweis:
    So berechnen Sie die Entfernungspauschale:

    ‌Arbeitstage pro Jahr x Wegstrecke x 0,3 €

    ‌Hinweis: Die Wegstrecke in km ohne Nachkommastelle angeben.

    ‌Jährliche Arbeitstage bei 5-Tage-Woche: 230
    ‌Jährliche Arbeitstage bei 6-Tage-Woche: 280

    Tatsächliche Kosten ermitteln


    ‌Die Ermittlung der tatsächlichen Kostenhöhe ist interessant für Personen, die beruflich viel unterwegs sind oder öffentliche Verkehrsmittel nutzen. Das Verfahren ist aufwendiger als die pauschale Berechnung. Ein Fahrtenbuch, Tankquittungen sowie ÖPNV-Fahrscheine sind als Nachweis aufzubewahren. | Hier finden Sie eine kostenfreie Mustervorlage für das Fahrtenbuch.

    ‌Folgende Kosten werden erfasst:

  • Benzinkosten
  • Reparaturkosten
  • Kfz-Steuer - Haftpflichtversicherung
  • Kaskoversicherung
  • Kosten für die Autopflege
  • Kosten für die Garage
  • Zinskosten bei Abzahlung des PKW
  • Leasinggebühren

  • ‌‌Dank des Fahrtenbuchs wissen Sie, wie viele Kilometer Sie privat und beruflich zurückgelegt haben.
    Hinweis:
    So berechnen Sie die Gesamthöhe der tatsächlichen Kosten:

    ‌Beruflich gefahrene Kilometer pro Steuerjahr x Kosten pro Kilometer
    Neuwagen können über einem Zeitraum von sechs Jahren abgeschrieben werden. Selbstständige sind bei beruflicher Nutzung des PKW verpflichtet, ein Fahrtenbuch zu führen. Nicht nur die Fahrten mit dem eigenen Kfz sind steuerlich absetzbar. Wer öffentliche Verkehrsmittel für den Arbeitsweg nutzt, kann die entstandenen Kosten ebenfalls steuerlich absetzen. Bei einem Jahresverdienst von 30.000 € brutto und Kosten für ÖPNV von 2.000 € pro Jahr berechnet sich die jährliche Einkommensteuer am minimierten Bruttojahresgehalt von 28.000 €. Im Ergebnis erfolgt eine Steuerrückerstattung.

    Steuerliche Erstattung der Fahrtkosten


    ‌Die Fahrtkosten des täglichen Arbeitswegs sind steuerlich absetzbar, egal ob die Pauschale von 30 Cent je Kilometer oder die tatsächlichen Kosten angesetzt werden. Wählen Sie die für Sie günstigste Variante. Die Werbungskosten geben Sie in der Steuererklärung in Anlage N (Einkünfte aus nicht selbstständiger Tätigkeit) an. Relevant sind Zeilen 31 bis 87. Hier tragen Sie die Aufwendungen aus Ihrer beruflichen Tätigkeit ein. Werden keine Angaben zu den Werbungskosten gemacht, rechnet das Finanzamt mit einem Pauschbetrag von 1.000 €.

    ‌Die Werbungskosten umfassen sämtliche Aufwendungen, die den jährlichen Bruttolohn minimieren. In Zeile 31 tragen Sie Ihre Arbeitsstätte ein. Zeilen 35 bis 38 erfassen, an welchen Tagen welche Entfernung zurückgelegt wurde. Bereits erstattete Beträge und Teilzahlungen des Arbeitgebers freiwillige Fahrtkostenzuschüsse sind in Zeile 39 einzutragen. Weitere arbeitsbedingte Kosten wie Beiträge zu Berufsverbänden, selbst bezahlte Fortbildungen, ein Arbeitszimmer in der eigenen Wohnung und der Kauf von Arbeitsmitteln werden in den Zeilen 40 bis 44 erfasst.

    ‌Fahrt- und Flugkosten, die nicht vom Arbeitgeber erstattet wurden, tragen Sie in die Zeilen 45 bis 48 ein. Zeilen 49 bis 57 umfassen Angaben zu beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten inkl. Angaben zu Verpflegungsmehraufwand sowie Angaben zu Beträgen, die bereits vom Arbeitgeber erstattet wurden. Zeilen 61 bis 87 beziehen sich auf den Mehraufwand einer arbeitsbedingten doppelten Haushaltsführung:

  • Zeilen 70 bis 78: Fahrtkosten
  • Zeilen 79 bis 80: Kosten für die Unterkunft (Zweitwohnsitz)
  • Zeilen 81 bis 86: Verpflegungsmehraufwand
  • Zeile 87: mögliche geleistete Kostenerstattung des Arbeitgebers
  • Sonderfälle


    ‌Ist die eigene Wohnung zu weit von der Arbeitsstätte entfernt, schafft eine Zweitwohnung in Abhilfe. Die gesetzliche Fahrtkostenpauschale greift, wenn Sie für beide Wohnungen einen Wohnsitz angemeldet haben. Eine Familienheimfahrt pro Woche vom Zweit- zum Hauptwohnsitz ist steuerlich absetzbar. Egal ob Sie die Fahrt mit dem eigenen Kfz, den öffentlichen Verkehrsmitteln oder einer Fahrgemeinschaft antreten: Die Kosten können Sie von der Steuer absetzen. Eine Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz ist ein weiterer Sonderfall.

    ‌Möglicherweise entstehen längere Arbeitswege und dadurch höhere Fahrtkosten. Suchen Sie das Gespräch mit dem Arbeitgeber zu einer Lohnerhöhung oder Fahrtkostenübernahme. Ein weiterer Sonderfall sind Angestellte, die an mehreren Unternehmensstandorten arbeiten. Im Arbeitsvertrag wird festgelegt, welcher Standort die Hauptarbeitsstätte ist. Die Fahrten dorthin sind über die Pendlerpauschale steuerlich absetzbar. Arbeitstage an anderen Niederlassungen sollten vom Arbeitgeber wie eine Dienstreise behandelt werden.
    Hinweis:
    Tipp für Selbstständige

    ‌Fahrtkosten gehören zu den Betriebsausgaben und mindern den Gewinn der GuV. Solo-Selbstständige weisen die eigenen Fahrtkosten aus. Unternehmen geben in der GuV die Gesamtkosten der Dienstreisen aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an.

    Freiwillige Fahrtkostenerstattung des Arbeitgebers


    ‌Die freiwillige Erstattung von Fahrtkosten bietet zahlreiche Vorteile. Der Fahrtkostenzuschuss ist für Angestellte günstiger als die Steuererstattung über die Entfernungspauschale. Arbeitgeber können pro Angestellten bis zu 4.500 € pro Jahr erstatten. Dieser Betrag ist lohnsteuerpflichtig. Das gilt für den freiwilligen Kilometerzuschuss und für ÖPNV-Zuschüsse. Der Vorteil: Angestellte müssen sich nicht selbst um die Abrechnung mit dem Finanzamt kümmern. Unternehmen rechnen erstattete Fahrtkosten zu den Betriebsausgaben.

    ‌Für Arbeitgeber entsteht ein höherer Aufwand, gleichzeitig bietet das Unternehmen einen attraktiven Service für die Angestellten. Sprechen Sie Ihren Arbeitgeber direkt auf Fahrtkostenerstattungen an. Dieser Bonus kann auch anstelle einer Gehaltserhöhung im Mitarbeitergespräch vereinbart werden. Wurden Fahrtkosten bereits vom Arbeitgeber erstattet, kann der Angestellte diese nicht noch einmal steuerlich absetzen. Der Rechtsanspruch auf Erstattung von Kosten für die Fahrt zur Arbeitsstätte besteht nur, wenn das im Arbeits- oder Tarifvertrag eindeutig vereinbart wurde oder eine Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung die Kostenerstattung regelt.

    ‌Sachbezüge, die eine monatliche Höhe von 44 € nicht überschreiten, sind steuerfrei. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte können unter bestimmten Voraussetzungen den Sachbezügen zugeordnet werden, Barzuschüsse hingegen nicht. Ein jährlicher ÖPNV-Fahrschein ist nicht steuerfrei. Ein monatlicher Gutschein bzw. Fahrschein in Höhe von bis zu 44 € hingegen schon. Bedingung: Die Fahrberechtigung muss monatlich übergeben werden.

    ‌Erhalten Angestellte steuerpflichtige Sachbezüge wie Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte, die 44 € übersteigen, können Angestellte Zuzahlungen leisten. So mindert sich der Sachbezug auf den zulässigen steuerfreien Betrag. Leisten Angestellte eine Zuzahlung von 10 € monatlich für ein Jobticket, das monatlich 50 € kostet, entfällt die Steuerpflicht.

    Weitere Fahrtkostenarten


    ‌Die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch ist eine tolle Nachricht. Auch bei Reisekosten, die durch eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch entstehen, gilt § 670 BGB. Der mögliche Arbeitgeber muss die angemessenen Fahrtkosten und Übernachtungskosten übernehmen. Wird die Kostenübernahme in der Einladung zum Vorstellungsgespräch nicht ausgeschlossen, trägt diese das Unternehmen. Arbeitgeberfreundliche Unternehmen weisen im Schreiben auf eine Kostenerstattung hin und legen ein passendes Formular bei. Für PKW-Fahrten wird eine Kilometerpauschale erstattet, für Bahnfahrten die günstigste Ticketvariante. Rechtlich unzulässig ist der Ausschluss der Kostenübernahme im Nachhinein.

    ‌Eine dezent formulierte Rückfrage im Vorstellungsgespräch schafft Klarheit. Bei kurzen Anfahrtswegen von weniger als 15 Kilometern lohnt sich der Aufwand für die Kostenerstattung nicht. Für Jobsuchende, die sich nicht in einem Arbeitsverhältnis befinden, übernimmt die Arbeitsagentur Fahrt- und Übernachtungskosten ganz oder teilweise. Die Kostenübernahme muss im Vorfeld beantragt werden.

    ‌Studierende im Vollzeitstudium können Fahrtkosten zur Uni oder der Hochschule steuerlich absetzen. Das lohnt sich, wenn im Nebenjob steuerpflichtige Einkünfte erzielt werden. Im Erststudium fallen Fahrtkosten unter Sonderkosten, im Zweitstudium sind diese den Werbungskosten zuzuordnen. Die Grenze liegt bei 6.000 € p.a. Werden keine steuerpflichtigen Einkünfte erzielt, können die Fahrtkosten im Anschluss an das Studium mit der jährlichen Steuerlast verrechnet werden. Die Fahrtkosten werden auf Basis der Pendlerpauschale berechnet.

    Fahrtkostenerstattung und Kurzarbeitergeld


    ‌Freiwillige Fahrtkostenzuschüsse des Arbeitgebers sind lohnsteuerpflichtig. Somit gilt der Zuschuss als Bestandteil des Arbeitsentgelts und ist in der Lohnabrechnung nachzuweisen. Bei Kurzarbeit können die Fahrtkostenzuschüsse teilweise oder ganz reduziert werden, wenn nicht mehr in Vollzeit gearbeitet wird. Entfallen Fahrtkosten durch die Tätigkeit im Home-Office, ist eine Kürzung des Fahrtkostenzuschusses nachvollziehbar.

    ‌Ist der Fahrtkostenzuschuss Bestandteil des Arbeitsvertrags oder einer Betriebsvereinbarung, kann der Fahrtkostenzuschuss meist nur anteilig reduziert werden. Eine freiwillige Zahlung ohne vertragliche Verankerung könnte bei einer finanziellen Schieflage des Unternehmens ohne Weiteres ganz entfallen.

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    ‌Fahrtkostenerstattung - Recht einfach erklärt

    Welche Fahrtkosten entstehen im Alltag?

    Fahrtkosten entstehen vor allem im Berufsleben. Dazu gehören Fahrtkosten für Dienst- oder Geschäftsreisen, Kosten für Dienstfahrten während der Arbeitszeit und Fahrtkosten für den täglichen Arbeitsweg.

    ‌Weiterlesen: Welche Fahrtkosten entstehen im Alltag?

    Welche Fahrtkosten erstattet der Arbeitgeber?

    Es ist gesetzlich vorgesehen, dass Arbeitgeber sämtliche Kosten für Dienstreisen übernehmen. Schließlich erwartet der Arbeitgeber die Dienstreisen von seinen Angestellten. An den täglichen Fahrtkosten für den Arbeitsweg müssen sich Arbeitgeber nicht beteiligen. Viele Unternehmen bieten jedoch freiwillige Zuschüsse an. Diese dienen der Mitarbeiterbindung und minimieren nebenbei die Steuerlast des Unternehmens.

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    Sind Fahrtkosten steuerlich absetzbar?

    Fahrtkosten, die Arbeitgeber nicht übernehmen, können steuerlich abgesetzt werden. Eine Fahrt zur Arbeitsstätte täglich kann mit einer Pauschale von 30 Cent je Kilometer unter den Werbungskosten geltend gemacht werden. Entstehen höhere Kosten, können die tatsächlichen Kosten ermittelt und angegeben werden. Zuschüsse des Arbeitgebers sind in der Steuererklärung anzugeben.

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    Welche Regelungen gelten für Selbstständige?

    Selbstständige können eigene Fahrtkosten und die der Angestellten von der Steuer absetzen. Diese mindern den Gewinn der GuV. Als Nachweis dienen Fahrtenbuch und Tickets der öffentlichen Verkehrsmittel.

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    Gibt es weitere erstattungsfähige Fahrtkosten?

    Fahrt- und Hotelkosten zum Vorstellungsgespräch sind vom potenziellen Arbeitgeber zu tragen. Einzige Ausnahme: Das Unternehmen schließt die Erstattung im Vorfeld aus. Für Jobsuchenden ohne Arbeit übernimmt die Arbeitsagentur die Kosten ganz oder anteilig. Das muss im Vorfeld beantragt werden. Studierende können Fahrtkosten zur Uni oder Hochschule von der Steuer absetzen.

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