‌Ein Wohnungsübergabeprotokoll (auch Abnahmeprotokoll genannt) ist dazu da, Mängel und Schäden in einer Wohnung zu dokumentieren. Es beschreibt den Zustand einer Wohnung beim Einzug und Auszug eines Mieters. Erstellt wird es von Vermieter und Mieter meist bei der Besichtigung der Wohnung. 
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‌Das Übergabeprotokoll kann Konflikte zwischen Mieter und Vermieter wegen entstandener Schäden vorbeugen. Allerdings ist es nicht gesetzlich vorgeschrieben. Das heißt, dass Mieter keinen Anspruch auf ein Wohnungsübernahmeprotokoll haben. Doch wenn es erstellt wird, gilt es als Urkunde mit Beweislast vor Gericht. Es bietet dadurch sowohl für Mieter als auch für Vermieter Vorteile. Auf Basis dieses Dokumentes kann am Ende des Mietverhältnisses auch festgestellt werden, wie viel der Mieter von der Kaution zurückbekommt.‌

‌Ein Wohnungsübergabeprotokoll sollte bei jedem Ein- und Auszug erstellt werden. Am besten wird es dann gemacht, wenn die Möbel des Vormieters bereits aus der Wohnung gebracht worden sind und eventuell angefallene Renovierungsarbeiten schon abgeschlossen sind. Außerdem sollte die Übergabe bestenfalls immer bei Tageslicht stattfinden, da so kleine Schäden besser erkennbar sind als bei künstlichem Licht. 
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‌Für die Wohnungsübergabe sollte ein Termin vereinbart werden, bei dem Mieter und Vermieter gemeinsam anwesend sind. Bei diesem Termin erfolgt ein gemeinsamer Rundgang durch die Wohnung, wobei alle Räume gewissenhaft auf Schäden oder Mängel inspiziert werden sollten. Um an diesem Termin nichts zu vergessen, können Mieter sich im Vorhinein schon notieren, welche Schäden bei der Übergabe angesprochen werden sollten. Wichtig ist, dass jeder Schaden in das Protokoll mit aufgenommen wird. Denn später kann sonst nicht mehr nachgewiesen werden, ob der Schaden schon vorher da war, wenn er nicht im Übernahmeprotokoll notiert wurde.‌

‌In jedem Fall sollten für die Erstellung des Übergabeprotokolls sowie für die Wohnungsübergabe der Vermieter und der Mieter anwesend sein. Wenn eine Person allerdings verhindert ist, weil sie beispielsweise keine Zeit hat, kann auch ein bevollmächtigter Dritter an dessen Stelle treten. Dieser braucht dafür eine schriftliche Vollmacht von der verhinderten Person.
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‌Sollte der Vermieter nicht zum Termin erscheinen können oder wollen, kann er zum Beispiel seinen Makler oder den Hausverwalter mit der Wohnungsübergabe beauftragen. In diesem Fall haftet allerdings immer noch der Vermieter, wenn bei dem Übergabeprotokoll Fehler festgestellt werden. Doch es steht dem Vermieter in so einem Fall zu, den Makler oder Hausverwalter in Regress zu nehmen. 
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‌Ein guter Tipp ist es außerdem, immer eine möglichst neutrale Person zur Wohnungsübergabe mitzunehmen bzw. zu bitten. Diese Person kann die Wohnung ebenfalls auf Schäden durchsuchen und schließlich das Übergabeprotokoll als Zeuge mitunterschreiben.‌

‌Beim Protokollieren der Schäden in der Wohnung sollte unbedingt eine sehr detaillierte Beschreibung der Mängel geachtet werden. Fotos von den Schäden liefern darüber hinaus den Vorteil, dass sie auch vor Gericht als Beweise angesehen werden. 
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‌Folgende Punkte sollten auf jeden Fall in einem Wohnungsübergabeprotokoll stehen: 
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‌‌Zusätzlich dazu sollten die wichtigsten Daten der Wohnung und persönliche Daten über den Mieter und den Vermieter im Wohnungsübergabeprotokoll stehen:
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‌Hier finden Sie ein Muster für ein Wohnungsübergabeprotokoll im PDF-Format.

‌Ein Wohnungsübergabeprotokoll wird nicht nur beim Einzug eines neuen Mieters erstellt, sondern auch beim Auszug. Dabei ist es wichtig, in welchem Zustand die Wohnung zurückgegeben wird. Denn der Mieter muss die Wohnung besenrein übergeben. Das bedeutet, dass alle groben Verschmutzungen beseitigt werden müssen. Dazu zählt, groben Schmutz im Teppichboden zu reinigen sowie Spinnweben von den Wänden und Essensreste aus der Küche zu entfernen. Zudem soll man die Böden ausfegen und überprüfen, dass sich nichts mehr im Kühlschrank befindet. Dies ist immer Voraussetzung – auch wenn es nicht im Mietvertrag steht. Gibt es einen entsprechenden Zusatz im Mietvertrag, dass die Wohnung sorgfältig gereinigt oder in sauberem Zustand übergeben werden muss, ist dem auch Folge zu leisten. 
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‌Bezüglich Renovierungen gilt, dass der Mieter nur Schäden beseitigen muss, die er selbst verursacht hat. Wurde die Wohnung renoviert übergeben und steht eine Renovierungsklausel im Mietvertrag, muss der Mieter auch Schönheitsreparaturen wie Streichen und Tapezieren der Wände durchführen. Weitere klassische Schönheitsreparaturen sind das Streichen von Fußböden, von Heizkörpern und Heizungsrohren, von Innentüren, Innenseiten von Außentüren und Fenstern, von Scheuerleisten, Leitungen und Dübel- und Bohrlöchern. 
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‌Wenn die Wohnung leer und sauber ist, sollten darüber hinaus noch beim Auszug die Fenster geschlossen sein und alle Gas- und Wasserhähne zugedreht sein. Der letzte Schritt ist es, die Namensschilder von der Tür und vom Briefkasten zu entfernen.
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‌Mit einem Wohnungsübergabeprotokoll kann man sich sowohl als Mieter als auch als Vermieter viel Ärger ersparen. Auf Basis des Übergabeprotokolls kann genau festgestellt werden, durch wen die Schäden entstanden sind und ob sie beim Einzug schon vorhanden waren. Durch dieses Vorgehen können Mieter nach dem Auszug auch ihre Mietkaution schneller wieder zurückbekommen, da das Protokoll nur noch mit dem Zustand der Wohnung abgeglichen werden muss. 
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‌Eine genaue Besichtigung der Wohnung im Rahmen eines Wohnungsübergabeprotokolls ist auch dahingehend hilfreich, da manche Mängel eine Mietminderung berechtigen. So kann dies gleich vor Einzug des Mieters noch geklärt werden. 
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‌Sollte es nach dem Auszug des Mieters doch Streit mit dem Vermieter wegen Schäden oder Schönheitsreparaturen geben, kommt das Wohnungsübergabeprotokoll ebenfalls zum Einsatz. Denn es stellt vor Gericht ein wichtiges Dokument dar, das als Beweismittel dient.
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‌Das Wohnungsübergabeprotokoll ist ab dem Zeitpunkt bindend, an dem Vermieter und Mieter es unterschrieben haben. Fallen danach noch weitere Schäden auf, die allerdings leicht erkennbar sind, haben Mieter keine Handhabe. Mieter können deshalb die Miete nicht mindern. Aus diesem Grund ist eine genaue Besichtigung der Wohnung sehr wichtig, um nichts zu übersehen. 
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‌Bei gravierenden Fällen hat der Mieter aber das Recht, die Fehler vom Vermieter beheben zu lassen, auch wenn sie nicht im Übergabeprotokoll stehen. Das kann beispielsweise Schimmelbefall oder defekte Heizungen und Leitungen betreffen. Diese Mängel muss der Vermieter beheben, um den vertragsmäßigen Zustand der Wohnung wiederherzustellen.
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