‌Die Definition der Betriebskosten ist genau in der Betriebskostenverordnung geregelt. Damit werden jene Kosten bezeichnet, die der Besitzer der Immobilie durch die Bewirtschaftung seines Gebäudes fortlaufend bezahlen muss. 
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‌Die Betriebskosten darf der Vermieter auf den Mieter umlegen. Doch nicht alle Kosten sind umlagefähig und dürfen vom Mieter zurückverlangt werden. 
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‌Es muss außerdem zwischen Nebenkosten und Betriebskosten unterschieden werden. Denn oft werden die Betriebskosten als Nebenkosten bezeichnet. Nebenkosten sind solche Kosten, die dem Vermieter durch den Besitz, die Instandhaltung und die Verwaltung seines Gebäudes entstehen. Das betrifft beispielsweise Gebühren für Versicherung, Steuern, Kosten für Reparaturen, den Hausmeister und vieles mehr. § 556 BGB regelt, dass der Vermieter einen Teil dieser Kosten zurückverlangen kann. 
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‌Betriebskosten sind zwar auch Nebenkosten, jedoch nur dann, wenn sie regelmäßig entstehen. Beispielsweise zählen jährliche Wartungsarbeiten zu den Betriebskosten. Reparaturen hingegen sind Nebenkosten, die der Vermieter nicht auf den Mieter umlegen kann. Die Betriebskostenverordnung regelt dazu im Detail, welche Kosten vom Mieter verlangt werden dürfen.
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‌Welche Kosten genau der Vermieter vom Mieter zurückfordern darf, regelt § 1-2 der Betriebskostenverordnung. Dies betrifft folgende 17 Kostenpunkte: 
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‌‌Der Ausdruck „Sonstige Betriebskosten“ sorgt oft für Unklarheiten, ist aber bewusst offen formuliert. Wie alle anderen Betriebskosten, die der Vermieter abrechnen darf, gilt, dass sie regelmäßig entstehen müssen. All diese Kosten müssen im Mietvertrag festgehalten werden. Das können z.B. Kosten für die Wartung der Rauchmelder oder der Feuerlöscher, für den Betrieb von Sauna oder Schwimmbad oder für die Reinigung der Dachrinnen sein.
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‌§1 Abs. 2 der Betriebskostenverordnung bestimmt ebenso genau, welche Kosten nicht zu den Betriebskosten zählen. Das betrifft folgende Kosten: 

‌Wurde im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, werden die Betriebskosten meist nach Wohnfläche umgelegt. Hierbei spielt die korrekt berechnete Quadratmeteranzahl nach der Wohnflächenverordnung eine große Rolle. Mieter sollten ihre Wohnfläche daher am besten immer nachmessen. 
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‌Dem Vermieter stehen aber vier verschiedene Verteilungsschlüssel zur Verfügung, mithilfe derer er die Betriebskosten abrechnen kann: 

‌‌‌Wenn mehrere Personen in dem Mietobjekt wohnen, sollte im Mietvertrag festgehalten werden, wie die Betriebskosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Steht dies nicht im Mietvertrag, müssen die kalten Betriebskosten nach § 556a Abs. 1 BGB nach dem Anteil der Wohnfläche abgerechnet werden. ‌ ‌
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‌Nach dem Gesetz müssen die warmen Neben- und Heizkosten zum größten Teil verbrauchsabhängig berechnet werden. Vermieter müssen die Heizkosten grundsätzlich mindestens zu 50% und maximal zu 70% nach Verbrauch abrechnen. ‌
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‌Vermieter können sich die Betriebskosten nur vom Mieter zurückholen, wenn dies im Mietvertrag entsprechend vereinbart wurde. Dort muss genau festgelegt sein, welche Betriebskosten der Mieter zahlen muss. Alle Kostenpositionen müssen dabei einzeln aufgelistet werden. 
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‌Meist werden die Betriebskosten einmal im Jahr abgerechnet. Oft veranschlagen Vermieter aber eine monatliche Vorauszahlung, die nach Ablauf des Jahres mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet wird. 
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‌Bei der Betriebskostenabrechnung (oft Nebenkostenabrechnung genannt) gilt das Prinzip der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Der Vermieter muss also zuvor Preise vergleichen und nicht die teuerste Leistung in Anspruch nehmen. 
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‌Der Mieter hat das Recht, Einwände gegen eine fehlerhafte Betriebskostenabrechnung des Vermieters zu stellen. Er hat dabei ab Erhalt 12 Monate Zeit, die Abrechnung zu prüfen und den Einwand zu stellen. Wenn Sie Ihre Abrechnung selbst prüfen wollen und mehr Details dazu brauchen, lesen Sie auch unseren Beitrag über die Prüfung der Nebenkostenabrechnung.

‌Die meisten Vermieter verlangen monatliche Pauschalzahlungen oder monatliche Vorauszahlungen vom Mieter, um sich die Betriebskosten zurückzuholen. Zahlt der Mieter jeden Monat einen pauschalen Betrag, muss er keine Nachzahlungen leisten, selbst wenn dem Vermieter höhere Kosten anfallen. Allerdings bekommt er auch keine Rückzahlungen, wenn die Kosten niedriger waren. Bei vereinbarten monatlichen Vorauszahlungen überweist der Mieter diese zusammen mit der Miete. Der Mieter muss die Vorauszahlungen bei der jährlichen Betriebskostenabrechnung berücksichtigen und entsprechend verrechnen. In diesem Fall bekommt der Mieter ein Guthaben ausbezahlt, wenn er zu viel geleistet hat. Hat er zu wenig bezahlt, muss er eine Nachzahlung leisten.
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‌Ein Teil der Betriebskosten kann mit der Steuererklärung wieder zurückgeholt werden. Dies gilt sowohl für Mieter als auch für Vermieter. 
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‌Zunächst können alle Ausgaben abgesetzt werden, die bei Arbeiten rund um Haus und Garten geleistet wurden. Das sind Handwerkerleistungen und andere sogenannte haushaltsnahe Dienstleistungen. Dazu zählen vor allem: 
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‌‌Vermieter können auf jeden Fall die Kosten für den regelmäßigen Service eines Hausmeisters steuerlich geltend machen. Mieter können diese Kosten nur geltend machen, wenn sie im Zusammenhang mit den Nebenkosten stehen. Das können z.B. Kosten für Reparaturen oder für die Verwaltung betreffen. ‌ ‌
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‌Nicht steuerlich geltend machen kann können Mieter vor allem Strom, Heizkosten, Wasserversorgung, Kabelanschluss und Grundsteuer. Sollte allerdings ein Teil der Wohnung beruflich genutzt werden, kann die Betriebskostenabrechnung anteilsmäßig in der Steuererklärung angegeben werden. Auch bei einem Zweitwohnsitz aus beruflichen Gründen ist es möglich, die Betriebskosten als sogenannte Werbungskosten aufzuführen. ‌
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‌Auch im gewerblichen Bereich ist vom Vermieter jedes Jahr eine Betriebskostenabrechnung anzufertigen. Mietverträge im Gewerbebereich haben allerdings einige Besonderheiten, die sich auch auf die Betriebskostenabrechnung auswirken. 
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‌Ein großer Unterschied bei Gewerbemietverträgen im Gegensatz zu privaten Mietverträgen liegt darin, dass der Gesetzgeber gewerbliche Mieter nicht als schwächere und damit besonders schützenswerte Vertragspartei betrachtet. Es wird von zwei rechtlich gleichgestellten Kaufleuten ausgegangen, die einen Vertrag abschließen. Dadurch stehen gewerbliche Mieter grundsätzlich etwas schlechter da als private Mieter und sollten sich daher bei der Betriebskostenabrechnung besonders gut absichern. Schon bei Abschluss des Mietvertrages sollten die Details der Betriebskosten genau überprüft werden. Es reicht aber grundsätzlich aus, wenn der Vermieter auf den Inhalt der Betriebskostenverordnung verweist. 
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‌Ein weiterer Unterschied in gewerblichen Mietverträgen ist, dass auch umlagefähige Betriebskosten aufgeführt werden dürfen, die über den Umfang der Betriebskostenverordnung hinaus gehen. Dabei geht es vor allem um Wartungs- und Instandhaltungskosten, die in privaten Mietverträgen ausdrücklich nicht umgelegt werden dürfen.