Frau prüft Nebenkostenabrechnung für Wohnung

Nebenkostenabrechnung prüfen – mit Fristen und Muster

Einmal im Jahr kommt die Nebenkostenabrechnung bei Ihnen zuhause an und verlangt Ihnen Geld ab. Ein Prüfen dieser Abrechnung ist daher wichtig und kann Ihnen einiges an Kosten ersparen, sollte diese Fehler enthalten. Wie Sie dabei vorgehen und was wichtig, ist erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?


‌Die Betriebskostenabrechnung wird sehr oft Nebenkostenabrechnung genannt. Hier muss also zwischen den Betriebskosten und den Nebenkosten unterschieden werden. Denn Nebenkosten sind alle Kosten, die dem Vermieter durch den Besitz, die Instandhaltung und die Verwaltung seines Gebäudes entstehen. Laut § 556 BGB kann der Vermieter einen Teil dieser Kosten vom Mieter zurückverlangen.

‌Die Kosten, die der Vermieter vom Mieter zurückverlangen kann, sind die umlagefähigen Nebenkosten, also die Betriebskosten. Betriebskosten sind jene Kosten, die durch die Bewirtschaftung eines Gebäudes fortlaufend vom Besitzer der Immobilie bezahlt werden müssen. Diese Kosten entstehen also zusätzlich zur Miete und dürfen auf den Mieter umgelegt werden.

‌Meist wird der Begriff Nebenkostenabrechnung für diese Abrechnung verwendet. Der korrekte Ausdruck dafür ist aber die Betriebskostenabrechnung.

Voraussetzung und Verteiler- oder Umlageschlüssel


‌Der Mietvertrag muss genau beinhalten, welche Nebenkosten dem Vermieter in Rechnung gestellt werden. Es müssen dabei allerdings nicht alle umlagefähigen Nebenkosten gemäß der Betriebskostenverordnung (BetrKV) einzeln aufgezählt werden. Die Bezeichnung „sämtliche Betriebskosten“ reicht aus, um die gängigen Nebenkosten zusammenzufassen. Der Begriff ist gesetzlich definiert und seit langem üblich, wodurch er keine weiteren Erläuterungen braucht.

‌Wenn der Vermieter weitere Nebenkosten umlegen will, die unter „Sonstige Betriebskosten“ fallen, müssen diese extra genannt werden. Das kann z.B. die Wartung von Dunstabzugshauben oder Rauchmeldern betreffen.

‌Auch der Umlageschlüssel wird meist im Mietvertrag vereinbart. Wenn das nicht der Fall ist, werden die Nebenkosten nach Wohnfläche verteilt. Ansonsten stehen dem Vermieter vier verschiedene Umlage- bzw. Verteilungsschlüssel zur Verfügung, mithilfe derer er die Nebenkosten abrechnen kann:

  • Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Wohnfläche
  • Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Verbrauch
  • Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Wohneinheit
  • Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Personenanzahl

  • ‌‌Wenn mehrere Personen in dem Mietobjekt wohnen, sollte im Mietvertrag festgehalten werden, wie die Nebenkosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Steht dies nicht im Mietvertrag, müssen die kalten Betriebskosten nach § 556a Abs. 1 BGB nach dem Anteil der Wohnfläche abgerechnet werden.

    ‌Nach dem Gesetz müssen die warmen Neben- und Heizkosten zum größten Teil verbrauchsabhängig berechnet werden. Vermieter müssen die Heizkosten grundsätzlich mindestens zu 50% und maximal zu 70% nach Verbrauch abrechnen.

    Inhalte einer Nebenkostenabrechnung


    ‌Gemäß der Betriebskostenverordnung müssen Vermieter einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Folgende Angaben muss der Vermieter verpflichtend in der Nebenkostenabrechnung machen:
  • Abrechnungszeitraum
  • Erläuterung des Umlageschlüssels
  • Aufstellung der Gesamtkosten
  • Berechnung des Mieteranteils
  • Abzug der Vorauszahlungen durch den Mieter
  • Summe der Rückzahlung oder Nachzahlung
  • ‌ ‌Bei der Nebenkostenabrechnung muss vom Vermieter der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachtet werden. Er darf dem Mieter nur Betriebskosten anlasten, die erforderlich und angemessen sind.
    Hinweis:
    Vermieter können der Nebenkostenabrechnung auch mit der sogenannten Nebenkostenpauschale entgehen. Laut § 556 Abs. 2 BGB ist das ein fester Betrag, den Vermieter zusammen mit der Miete erheben können. Die Nebenkostenpauschale muss im Mietvertrag festgehalten werden und ist auch ohne Nebenkostenabrechnung gültig. Wenn der Mieter zu viel gezahlt hat, muss der Vermieter ihm nichts rückerstatten. Gleichzeitig sind keine Rückforderungen an den Mieter möglich, wenn zu wenig für die Nebenkosten bezahlt wurde.
    Die folgenden 17 Kostenpunkte sind in § 1-2 der Betriebskostenverordnung aufgelistet und dürfen vom Mieter zurückgefordert werden:
  • Grundsteuer
  • Warmwasserkosten
  • Heizkosten
  • Wasserversorgung
  • Abwassergebühren
  • Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
  • Fahrstuhlbetrieb
  • Müllabfuhr und Straßenreinigung
  • Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
  • Gartenpflege
  • Hausmeister
  • Beleuchtung
  • Schornsteinfeger
  • Sach- und Haftpflichtversicherung
  • Gemeinschaftsantenne oder Breitbandkabel
  • Kosten des Betriebes der Einrichtungen für die Wäschepflege
  • Sonstige Betriebskosten
  • Die Position „Sonstige Betriebskosten“ sorgt oft für Unklarheiten, ist aber bewusst offen formuliert. Wie alle anderen Betriebskosten, die der Vermieter abrechnen darf gilt, dass sie regelmäßig entstehen. All diese Kosten müssen im Mietvertrag festgehalten werden. Diese können z.B. Kosten für die Wartung der Rauchmelder oder der Feuerlöscher, für den Betrieb von Sauna oder Schwimmbad oder für die Reinigung der Dachrinnen sein.

    ‌Müssen Sie selbst eine Nebenkostenabrechnung erstellen, finden Sie hier eine kostenlose Mustervorlage zum Ausfüllen in Excel.

    Was gehört nicht in die Nebenkostenabrechnung?


    ‌Die hier aufgeführten Kosten zählen unter anderem nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten und dürfen dem Mieter somit nicht angelastet werden:
  • Instandhaltungskosten (z.B. Badsanierung, Anstrich der Fassade)
  • Reparaturkosten von z.B. Heizungs- oder Sanitäranlagen
  • Grunderwerbsteuer, Einkommensteuer auf Mieteinnahmen, Erbschaftssteuer
  • Rechtsschutz- oder Hausratsversicherung
  • Verwaltungskosten
  • Anschlussgebühren für Kabel oder Satellitenschüssel
  • Prüfung und Wartung von Gasleitung und Hauselektrik
  • Nebenkosten für Leerstand
  • Fristen für Mieter und Vermieter


    ‌Der Abrechnungszeitraum einer Nebenkostenabrechnung beträgt in der Regel zwölf Monate, um gültig zu sein (§ 556 Abs. 3 BGB). Wurden mehr als zwölf Monate abgerechnet, ist sie also nicht gültig. Ein kürzerer Abrechnungszeitraum ist dagegen möglich. Wenn ein Mieter beispielsweise erst im Juli einzieht, umfasst der Abrechnungszeitraum für die erste Nebenkostenabrechnung die Monate Juli bis Dezember.

    ‌Dem Gesetz nach hat der Vermieter ein Jahr lang nach Ablauf der Abrechnungsperiode Zeit, seinem Mieter die Abrechnung der Nebenkosten zukommen zu lassen. Dies ist auch in den meisten Mietverträgen so geregelt. Der Vermieter muss nachweisbar dafür Sorge tragen, dass die Nebenkostenabrechnung innerhalb der Frist beim Mieter eingeht. Nur das Abschicken in der Frist reicht nicht aus.

    ‌Der Vermieter darf seine Abrechnung auch noch ein Jahr nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes korrigieren. Danach ist das nicht mehr möglich.

    ‌Wenn der Vermieter die Nebenkostenabrechnung nicht fristgerecht an den Mieter sendet oder sie ihm übergibt, hat er keinen Anspruch auf eventuelle Nachzahlungen durch den Mieter. Mieter haben aber auch bei einer zu spät zugestellten Abrechnung das Recht auf Auszahlung eventueller Guthaben.

    ‌Ebenso ein Jahr lang haben Mieter Zeit, Widerspruch gegen die Abrechnung einzulegen, wenn sie darin Fehler entdecken. Der Vermieter muss dem Mieter dann den Fehlbetrag bei belegbarem Widerspruchsgrund in vollem Umfang zurückzahlen. Nach diesem Jahr verfällt das Recht, die Abrechnung anzufechten.

    ‌Gemäß § 195 BGB können Mieter und Vermieter drei Jahre lang Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung geltend machen. Nach dem Ablauf der Frist verjähren für beide Parteien die Ansprüche. Ist der Vermieter nicht schuld an der Verspätung der Nebenkostenabrechnung, hat er die Möglichkeit, bei verspäteter Zustellung Forderungen an den Mieter zu stellen. Unter bestimmten Umständen nach § 203 BGB und § 212 BGB kann der Vermieter die Verjährungsfrist hemmen oder neu beginnen lassen.

    Nebenkostenabrechnung prüfen


    ‌Bei der Prüfung Ihrer Nebenkostenabrechnung können Sie nach folgender Reihenfolge vorgehen:

    Checkliste

    • Stimmt das Datum der Abrechnung?
    • Welche Nebenkosten wurden abgerechnet?
    • Ist die Abrechnung verständlich?
    • Stimmt der Verteilerschlüssel für die Heizkosten?
    • Thema Wirtschaftlichkeit – Werden die Nebenkosten nicht überteuert abgerechnet? ‌
    • Fordern Sie bei Unklarheit die Belege zur Einsicht.
    • Widersprechen Sie einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung.

    Belegeinsicht nutzen und Widerspruch einlegen


    ‌Mieter haben ein Jahr nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung Zeit, diese zu prüfen. Finden Mieter darin Zahlen, die ihnen ungewöhnlich vorkommen, haben Sie das Recht, alle Belege einzusehen, die der Vermieter für die Abrechnung verwendet hat. Wird bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung ein Fehler entdeckt, kann innerhalb eines Jahres Widerspruch eingelegt werden.

    ‌Die Prüfung der Nebenkosten kann sich für Mieter auf jeden Fall lohnen. Im Fall einer zu hohen Abrechnung bekommen Mieter ihr Geld zurück. War sie zu niedrig, muss nur der erste (niedrigere) Betrag bezahlt werden.

    ‌Geschieht der Widerspruch nicht innerhalb des Jahres ab Erhalt der Abrechnung, können keine weiteren Einwendungen mehr gegen die Nebenkostenabrechnung geltend gemacht werden, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.

    ‌Sollte die Abrechnung zu spät beim Mieter angekommen sein, muss dieser nichts bezahlen. Ausgenommen der Vermieter ist nicht selbst an der Verspätung schuld. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn der Brief am Postweg verloren gegangen ist, ihn der Vermieter aber rechtzeitig weggeschickt hätte.

    Die häufigsten Fehler bei einer Nebenkostenabrechnung


    ‌Es gibt allerhand Gründe, warum eine Nebenkostenabrechnung fehlerhaft sein kann. Oft spielen dabei Nichtwissen oder Berechnungsfehler eine Rolle. Eine sehr häufige Fehlerquelle ist das Nichteinhalten von Fristen für die Erstellung und die Zustellung der Abrechnung. Auch falsche Verteilerschlüssel führen immer wieder zu dem Problem, da die Kosten dann nicht richtig auf die Mieter verteilt werden. In diesem Fall muss der Mieter nachbessern und gegebenenfalls Rückzahlungen leisten. Gerade auch bei Heizkosten werden immer wieder Fehler gemacht. Die Verteilung der Heizkosten ist vom Gesetzgeber festgelegt, wobei 50 bis 70% der Heizkosten nach Verbrauch abgerechnet werden. Der Rest wird normalerweise nach Wohnfläche verteilt.

    ‌Weitere häufige Fehlerquellen bei der Nebenkostenabrechnung können sein:
  • Nicht umlegbare Nebenkosten werden abgerechnet
  • Die Auflistung der einzelnen Kostenpositionen fehlt oder wurde nicht korrekt berechnet
  • Die Gesamtkosten fehlen oder wurden falsch berechnet
  • Der Abrechnungszeitraum wurde falsch angegeben
  • Es gibt Abweichungen zum Mietvertrag
  • Hinweis:
    Hier kommt wieder das Recht auf Belegeinsicht ins Spiel. Als Mieter haben Sie das Recht, die Originalbelege, die zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung herangezogen wurden, bis 12 Monate nach Erhalt der Abrechnung einzusehen. Das können beispielsweise Verträge, Kontoauszüge oder Lieferscheine sein. Sie brauchen dafür keinen besonderen Grund. Sollten Sie also Fehler in Ihrer Abrechnung entdecken, zögern Sie nicht, dieses Recht einzufordern.

    Nebenkostenabrechnung für Gewerberäume


    ‌Auch bei einem Mietvertrag für einen Gewerberaum wird in der Regel festgelegt, welche Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden. Oft werden eine Kaltmiete und eine monatliche Betriebskostenvorauszahlung vereinbart. Einmal jährlich rechnet der Vermieter dann die Betriebskosten mit einem Umlageschlüssel „Mietfläche im Verhältnis zur Gesamtfläche des Gewerbeobjektes“ ab.
    Achtung:
    Eine Ausnahme gibt es, wenn die Gewerberäume in einer gemischt genutzten Immobilie liegen. Das ist der Fall, wenn sich z.B. im Erdgeschoß eines Wohnhauses ein Supermarkt befindet. Dann kann der Vermieter den Schlüssel bei der Berechnung der Betriebskosten nicht anwenden, da die Kostenverteilung nicht zu Lasten der Wohnraummieter geschehen darf.
    Auch eine monatliche Pauschale für die Nebenkostenabrechnung ist möglich. Mit der Zahlung des Pauschalbetrages werden alle Kosten beglichen und es wird keine jährliche Abrechnung mehr benötigt.

    ‌Eine mögliche Nachforderung wird erst durch die ordnungsgemäße und fristgerechte Erstellung einer Gewerbeabrechnung wirksam. Nach dem Abrechnungszeitraum haben Vermieter zwölf Monate Zeit, ihren Mietern die Abrechnung der Betriebskostenvorauszahlungen mitzuteilen. Diese Rechtsprechung gilt mittlerweile auch für das Gewerbe. Die Nebenkosten müssen nun bei Geschäftsraummieten innerhalb einer „angemessenen Frist“ – normalerweise spätestens ein Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode – mitgeteilt werden.

    ‌Bei Überschreitung dieser Frist können Vermieter von Gewerberäumen auch eine Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung geltend machen. Dieser Anspruch verjährt erst nach Ablauf von drei Jahren.

    Kann man die Nebenkosten steuerlich geltend machen?


    ‌Ein Teil der Nebenkosten kann mit der Steuererklärung wieder zurückgeholt werden. Dies gilt sowohl für Mieter als auch für Vermieter.

    ‌Zunächst können alle Ausgaben abgesetzt werden, die bei Arbeiten rund um Haus und Garten geleistet wurden. Das sind Handwerkerleistungen und andere sogenannte haushaltsnahe Dienstleistungen. Dazu zählen vor allem:
  • Arbeiten an Fassaden, Dach, Böden, Innenwänden und Garagen
  • Wartung und Reparatur von Heizungsanlagen, Elektro-, Gas- und Wasserinstallationen, Fahrstuhl, Feuerlöscher, Pumpen
  • Rohreinigung
  • Dachrinnenreinigung
  • Aufstellen eines Baugerüsts
  • Überdachung eines PKW-Stellplatzes oder einer Terrasse
  • Schornsteinreinigung
  • Gartengestaltung
  • Entfernung von Vandalismus
  • Reparatur und Wartung von Gemeinschaftsmaschinen wie z.B Trocknern
  • Austausch von Heizungszählern
  • Maßnahmen zur Wärmedämmung
  • Mauerwerksanierung und Trockenlegung von Mauerwerk
  • Pflasterarbeiten innerhalb des Grundstücks
  • Legen von Hausanschlüssen für Strom, Fernsehen, Internet über Kabelfernsehen
  • Gartenarbeiten wie z.B. Rasenmähen, Heckenschneiden etc.
  • Treppenhausreinigung, Reinigung der Zubehörräume (z.B. Waschküche, Trockenraum, Dachboden etc.)
  • Straßenreinigung auf dem privaten Grundstück
  • Vorsortierung von Abfall
  • Winterdienst
  • Wachdienst
  • Die Kosten für den regelmäßigen Service eines Hausmeisters können Vermieter in jedem Fall steuerlich geltend machen. Als Mieter kann man diese Kosten nur geltend machen, wenn sie im Zusammenhang mit den Nebenkosten stehen. Das können z.B. Kosten für Reparaturen oder für die Verwaltung betreffen.

    ‌Nicht steuerlich geltend machen kann man als Mieter vor allem Strom, Heizkosten, Wasserversorgung, Kabelanschluss und Grundsteuer. Sollte allerdings ein Teil der Wohnung beruflich genutzt werden, kann die Nebenkostenabrechnung anteilsmäßig in der Steuererklärung angegeben werden. Auch bei einem Zweitwohnsitz aus beruflichen Gründen ist es möglich, die Betriebskosten als sogenannte Werbungskosten aufzuführen.

    Nebenkostenabrechnung – Recht einfach erklärt

    Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

    Mit der Nebenkostenabrechnung – eigentlich Betriebskostenabrechnung genannt – kann der Vermieter Kosten auf seinen Mieter umlegen. Diese Kosten fallen fortlaufend durch die Bewirtschaftung des Gebäudes an und können vom Mieter zurückverlangt werden.

    ‌Weiterlesen: Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

    Was gehört in die Nebenkostenabrechnung und was nicht?

    In der Betriebskostenverordnung ist genau geregelt, welche Kosten in der Nebenkostenabrechnung aufgelistet werden dürfen. Unter dem Punkt „Sonstige Betriebskosten“ können weitere Kosten angeführt werden, die jedoch auch im Mietvertrag festgehalten sein müssen. Zusätzliche Angaben wie der Abrechnungszeitraum, der Umlageschlüssel usw. müssen ebenso in der Abrechnung enthalten sein.

    ‌Weiterlesen: Was gehört in die Nebenkostenabrechnung und was nicht?

    Wie lange haben Vermieter Zeit für die Nebenkostenabrechnung?

    Ab dem Ende des Abrechnungszeitraums – zumeist dem 31.12. – hat der Vermieter zwölf Monate lang Zeit, seinem Mieter die Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen. Dies wird auch in den meisten Mietverträgen so geregelt. In den meisten Fällen wird der Zeitraum vom 1.01. bis zum 31.12 abgerechnet, außer der Mieter ist unter dem Jahr eingezogen.

    ‌Weiterlesen: Wie lange haben Vermieter Zeit für die Nebenkostenabrechnung?

    Wie kann ich meine Nebenkostenabrechnung überprüfen?

    Prüfen sollten Sie sowohl die materiellen als auch die formellen Angaben. Das Abrechnungsdatum muss korrekt sein, der Verteilerschlüssel muss stimmen usw. Gehen Sie am besten nach unserer Checkliste vor, um nichts zu übersehen.

    ‌Weiterlesen: Wie kann ich meine Nebenkostenabrechnung überprüfen?

    Welche Fehler mache ich bei der Nebenkostenabrechnung?

    Ab Erhalt der Nebenkostenabrechnung haben Sie als Mieter ein Jahr lang Zeit, um diese zu prüfen. Sollten Sie dabei auf Fehler oder Unklarheiten in der Abrechnung stoßen, können Sie vom Vermieter Belegeinsicht fordern und Widerspruch einlegen. So können Sie bei einer zu hohen Zahlung Ihr Geld zurückbekommen.

    ‌Weiterlesen: Was mache ich bei Fehlern in der Nebenkostenabrechnung?

    Kann ich die Nebenkostenabrechnung von der Steuer absetzen?

    Sowohl Mieter als auch Vermieter können die Nebenkosten von der Steuer absetzen. Damit kann ein Teil der Nebenkosten zurückgeholt werden. Dabei können alle Kosten, die bei Arbeiten rund um Haus und Garten angefallen sind, abgesetzt werden. Die Kosten für einen Hausmeister können Vermieter immer und Mieter unter bestimmten Voraussetzungen absetzen.

    ‌Weiterlesen: Kann ich die Nebenkostenabrechnung von der Steuer absetzen?

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