‌Die Betriebskostenabrechnung wird sehr oft Nebenkostenabrechnung genannt. Hier muss also zwischen den Betriebskosten und den Nebenkosten unterschieden werden. Denn Nebenkosten sind alle Kosten, die dem Vermieter durch den Besitz, die Instandhaltung und die Verwaltung seines Gebäudes entstehen. Laut § 556 BGB kann der Vermieter einen Teil dieser Kosten vom Mieter zurückverlangen.
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‌Die Kosten, die der Vermieter vom Mieter zurückverlangen kann, sind die umlagefähigen Nebenkosten, also die Betriebskosten. Betriebskosten sind jene Kosten, die durch die Bewirtschaftung eines Gebäudes fortlaufend vom Besitzer der Immobilie bezahlt werden müssen. Diese Kosten entstehen also zusätzlich zur Miete und dürfen auf den Mieter umgelegt werden.
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‌Meist wird der Begriff Nebenkostenabrechnung für diese Abrechnung verwendet. Der korrekte Ausdruck dafür ist aber die Betriebskostenabrechnung.
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‌Der Mietvertrag muss genau beinhalten, welche Nebenkosten dem Vermieter in Rechnung gestellt werden. Es müssen dabei allerdings nicht alle umlagefähigen Nebenkosten gemäß der Betriebskostenverordnung (BetrKV) einzeln aufgezählt werden. Die Bezeichnung „sämtliche Betriebskosten“ reicht aus, um die gängigen Nebenkosten zusammenzufassen. Der Begriff ist gesetzlich definiert und seit langem üblich, wodurch er keine weiteren Erläuterungen braucht.
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‌Wenn der Vermieter weitere Nebenkosten umlegen will, die unter „Sonstige Betriebskosten“ fallen, müssen diese extra genannt werden. Das kann z.B. die Wartung von Dunstabzugshauben oder Rauchmeldern betreffen.
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‌Auch der Umlageschlüssel wird meist im Mietvertrag vereinbart. Wenn das nicht der Fall ist, werden die Nebenkosten nach Wohnfläche verteilt. Ansonsten stehen dem Vermieter vier verschiedene Umlage- bzw. Verteilungsschlüssel zur Verfügung, mithilfe derer er die Nebenkosten abrechnen kann:

‌‌Wenn mehrere Personen in dem Mietobjekt wohnen, sollte im Mietvertrag festgehalten werden, wie die Nebenkosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Steht dies nicht im Mietvertrag, müssen die kalten Betriebskosten nach § 556a Abs. 1 BGB nach dem Anteil der Wohnfläche abgerechnet werden.
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‌Nach dem Gesetz müssen die warmen Neben- und Heizkosten zum größten Teil verbrauchsabhängig berechnet werden. Vermieter müssen die Heizkosten grundsätzlich mindestens zu 50% und maximal zu 70% nach Verbrauch abrechnen.
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‌Gemäß der Betriebskostenverordnung müssen Vermieter einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Folgende Angaben muss der Vermieter verpflichtend in der Nebenkostenabrechnung machen:
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‌ ‌Bei der Nebenkostenabrechnung muss vom Vermieter der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachtet werden. Er darf dem Mieter nur Betriebskosten anlasten, die erforderlich und angemessen sind.

Die folgenden 17 Kostenpunkte sind in § 1-2 der Betriebskostenverordnung aufgelistet und dürfen vom Mieter zurückgefordert werden:

Die Position „Sonstige Betriebskosten“ sorgt oft für Unklarheiten, ist aber bewusst offen formuliert. Wie alle anderen Betriebskosten, die der Vermieter abrechnen darf gilt, dass sie regelmäßig entstehen. All diese Kosten müssen im Mietvertrag festgehalten werden. Diese können z.B. Kosten für die Wartung der Rauchmelder oder der Feuerlöscher, für den Betrieb von Sauna oder Schwimmbad oder für die Reinigung der Dachrinnen sein.
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‌Die hier aufgeführten Kosten zählen unter anderem nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten und dürfen dem Mieter somit nicht angelastet werden:

‌Der Abrechnungszeitraum einer Nebenkostenabrechnung beträgt in der Regel zwölf Monate, um gültig zu sein (§ 556 Abs. 3 BGB). Wurden mehr als zwölf Monate abgerechnet, ist sie also nicht gültig. Ein kürzerer Abrechnungszeitraum ist dagegen möglich. Wenn ein Mieter beispielsweise erst im Juli einzieht, umfasst der Abrechnungszeitraum für die erste Nebenkostenabrechnung die Monate Juli bis Dezember.
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‌Dem Gesetz nach hat der Vermieter ein Jahr lang nach Ablauf der Abrechnungsperiode Zeit, seinem Mieter die Abrechnung der Nebenkosten zukommen zu lassen. Dies ist auch in den meisten Mietverträgen so geregelt. Der Vermieter muss nachweisbar dafür Sorge tragen, dass die Nebenkostenabrechnung innerhalb der Frist beim Mieter eingeht. Nur das Abschicken in der Frist reicht nicht aus.

‌Der Vermieter darf seine Abrechnung auch noch ein Jahr nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes korrigieren. Danach ist das nicht mehr möglich.
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‌Wenn der Vermieter die Nebenkostenabrechnung nicht fristgerecht an den Mieter sendet oder sie ihm übergibt, hat er keinen Anspruch auf eventuelle Nachzahlungen durch den Mieter. Mieter haben aber auch bei einer zu spät zugestellten Abrechnung das Recht auf Auszahlung eventueller Guthaben.
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‌Ebenso ein Jahr lang haben Mieter Zeit, Widerspruch gegen die Abrechnung einzulegen, wenn sie darin Fehler entdecken. Der Vermieter muss dem Mieter dann den Fehlbetrag bei belegbarem Widerspruchsgrund in vollem Umfang zurückzahlen. Nach diesem Jahr verfällt das Recht, die Abrechnung anzufechten.
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‌Gemäß § 195 BGB können Mieter und Vermieter drei Jahre lang Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung geltend machen. Nach dem Ablauf der Frist verjähren für beide Parteien die Ansprüche. Ist der Vermieter nicht schuld an der Verspätung der Nebenkostenabrechnung, hat er die Möglichkeit, bei verspäteter Zustellung Forderungen an den Mieter zu stellen. Unter bestimmten Umständen nach § 203 BGB und § 212 BGB kann der Vermieter die Verjährungsfrist hemmen oder neu beginnen lassen.
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‌Bei der Prüfung Ihrer Nebenkostenabrechnung können Sie nach folgender Reihenfolge vorgehen:

‌Mieter haben ein Jahr nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung Zeit, diese zu prüfen. Finden Mieter darin Zahlen, die ihnen ungewöhnlich vorkommen, haben Sie das Recht, alle Belege einzusehen, die der Vermieter für die Abrechnung verwendet hat. Wird bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung ein Fehler entdeckt, kann innerhalb eines Jahres Widerspruch eingelegt werden.
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‌Die Prüfung der Nebenkosten kann sich für Mieter auf jeden Fall lohnen. Im Fall einer zu hohen Abrechnung bekommen Mieter ihr Geld zurück. War sie zu niedrig, muss nur der erste (niedrigere) Betrag bezahlt werden.
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‌Geschieht der Widerspruch nicht innerhalb des Jahres ab Erhalt der Abrechnung, können keine weiteren Einwendungen mehr gegen die Nebenkostenabrechnung geltend gemacht werden, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.
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‌Sollte die Abrechnung zu spät beim Mieter angekommen sein, muss dieser nichts bezahlen. Ausgenommen der Vermieter ist nicht selbst an der Verspätung schuld. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn der Brief am Postweg verloren gegangen ist, ihn der Vermieter aber rechtzeitig weggeschickt hätte.
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‌Es gibt allerhand Gründe, warum eine Nebenkostenabrechnung fehlerhaft sein kann. Oft spielen dabei Nichtwissen oder Berechnungsfehler eine Rolle. Eine sehr häufige Fehlerquelle ist das Nichteinhalten von Fristen für die Erstellung und die Zustellung der Abrechnung. Auch falsche Verteilerschlüssel führen immer wieder zu dem Problem, da die Kosten dann nicht richtig auf die Mieter verteilt werden. In diesem Fall muss der Mieter nachbessern und gegebenenfalls Rückzahlungen leisten. Gerade auch bei Heizkosten werden immer wieder Fehler gemacht. Die Verteilung der Heizkosten ist vom Gesetzgeber festgelegt, wobei 50 bis 70% der Heizkosten nach Verbrauch abgerechnet werden. Der Rest wird normalerweise nach Wohnfläche verteilt.
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‌Weitere häufige Fehlerquellen bei der Nebenkostenabrechnung können sein:
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‌Auch bei einem Mietvertrag für einen Gewerberaum wird in der Regel festgelegt, welche Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden. Oft werden eine Kaltmiete und eine monatliche Betriebskostenvorauszahlung vereinbart. Einmal jährlich rechnet der Vermieter dann die Betriebskosten mit einem Umlageschlüssel „Mietfläche im Verhältnis zur Gesamtfläche des Gewerbeobjektes“ ab.

Auch eine monatliche Pauschale für die Nebenkostenabrechnung ist möglich. Mit der Zahlung des Pauschalbetrages werden alle Kosten beglichen und es wird keine jährliche Abrechnung mehr benötigt.
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‌Eine mögliche Nachforderung wird erst durch die ordnungsgemäße und fristgerechte Erstellung einer Gewerbeabrechnung wirksam. Nach dem Abrechnungszeitraum haben Vermieter zwölf Monate Zeit, ihren Mietern die Abrechnung der Betriebskostenvorauszahlungen mitzuteilen. Diese Rechtsprechung gilt mittlerweile auch für das Gewerbe. Die Nebenkosten müssen nun bei Geschäftsraummieten innerhalb einer „angemessenen Frist“ – normalerweise spätestens ein Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode – mitgeteilt werden.
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‌Bei Überschreitung dieser Frist können Vermieter von Gewerberäumen auch eine Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung geltend machen. Dieser Anspruch verjährt erst nach Ablauf von drei Jahren.
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‌Ein Teil der Nebenkosten kann mit der Steuererklärung wieder zurückgeholt werden. Dies gilt sowohl für Mieter als auch für Vermieter.
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‌Zunächst können alle Ausgaben abgesetzt werden, die bei Arbeiten rund um Haus und Garten geleistet wurden. Das sind Handwerkerleistungen und andere sogenannte haushaltsnahe Dienstleistungen. Dazu zählen vor allem:
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Die Kosten für den regelmäßigen Service eines Hausmeisters können Vermieter in jedem Fall steuerlich geltend machen. Als Mieter kann man diese Kosten nur geltend machen, wenn sie im Zusammenhang mit den Nebenkosten stehen. Das können z.B. Kosten für Reparaturen oder für die Verwaltung betreffen.
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‌Nicht steuerlich geltend machen kann man als Mieter vor allem Strom, Heizkosten, Wasserversorgung, Kabelanschluss und Grundsteuer. Sollte allerdings ein Teil der Wohnung beruflich genutzt werden, kann die Nebenkostenabrechnung anteilsmäßig in der Steuererklärung angegeben werden. Auch bei einem Zweitwohnsitz aus beruflichen Gründen ist es möglich, die Betriebskosten als sogenannte Werbungskosten aufzuführen.
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