Der Vorgesetzte ermahnt einen Mitarbeiter, der am Schreibtisch sitzt. © Adobe Stock | fizkes

Ermahnung: Definition, Gründe und Tipps zur Reaktion

Eine Ermahnung ist eine Verwarnung des Arbeitnehmers. Mit ihr kann der Arbeitgeber geringfügige Vertragsverletzungen rügen. Die Ermahnung kann schriftlich oder mündlich erfolgen und gilt als Vorstufe der Abmahnung. Im Unterschied dazu drohen dem Arbeitnehmer keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen.

Ermahnung im Arbeitsrecht


‌Verstößt der Arbeitnehmer gegen arbeitsvertragliche Pflichten, hat der Arbeitgeber verschiedene Möglichkeiten, wie er darauf reagieren kann. Als Mittel stehen ihm unter anderem die Ermahnung, die Abmahnung und die Kündigung zur Verfügung. Welches Mittel er wählt, hängt davon ab, wie schwerwiegend die Pflichtverletzung ist. 

‌Die Ermahnung, auch Verwarnung genannt, ist ein mildes Mittel, um geringfügige Vertragsverstöße zu rügen. Eine Ermahnung beinhaltet immer eine Benennung des Fehlverhaltens, eine Rüge und eine Aufforderung:
  • Benennung: Der Arbeitgeber benennt das Fehlverhalten des Arbeitnehmers konkret mit Datum und Uhrzeit.  
  • Rüge: Der Arbeitnehmer weist darauf hin, dass das benannte Verhalten unerwünscht ist und eine Verletzung des Vertrags darstellt. 
  • Aufforderung: Der Arbeitgeber fordert den Arbeitnehmer dazu auf, das ermahnte Verhalten in Zukunft zu unterlassen.  
  • Unterschied zwischen Ermahnung und Abmahnung


    ‌Eine Ermahnung und eine Abmahnung haben verschiedene Gemeinsamkeiten:
  • Eine Ermahnung und eine Abmahnung haben beide eine Hinweisfunktion. Das heißt, der Arbeitnehmer wird auf sein Fehlverhalten hingewiesen, damit er erkennt, dass er etwas falsch gemacht hat. 
  • Sowohl die Ermahnung als auch die Abmahnung können in schriftlicher Form der Personalakte beigelegt werden und somit eine Dokumentationsfunktion erfüllen. 

  • ‌Trotz dieser Gemeinsamkeiten sollten die Begriffe Ermahnung und Abmahnung nicht synonym verwendet werden. Die Ermahnung ist eine Vorstufe der Abmahnung, bei der der Arbeitgeber zwar offiziell Kritik äußert, aber keine weiteren Konsequenzen androht. 

    ‌Eine Abmahnung hingegen hat eine Warnfunktion und bereitet eine Kündigung vor. Nach § 314 Abs. 2 BGB ist eine verhaltensbedingte Kündigung in der Regel nämlich nur zulässig, wenn ihr eine erfolglose Abmahnung vorausgeht. Verstößt ein Arbeitnehmer nach einer Abmahnung erneut in ähnlicher Weise gegen den Arbeitsvertrag, kann der Arbeitgeber eine Kündigung durchführen.
    Hinweis:
    Eine Abmahnung liegt immer dann vor, wenn zusätzlich zu Benennung, Rüge und Aufforderung eine Warnung erfolgt, dass im Wiederholungsfall eine Kündigung droht. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitgeber die Rüge Ermahnung oder Abmahnung nennt.
    >> Mehr zum Thema Abmahnung erfahren Sie in dem Artikel Abmahnung.

    Gründe für eine Ermahnung


    ‌Der Grund für eine Ermahnung muss ein vom Arbeitnehmer steuerbares Verhalten betreffen. Verhaltensweisen, die zu einer Ermahnung führen können, sind etwa die folgenden:
  • Häufige Unpünktlichkeit
  • Private Telefonate 
  • Zu lange oder unerlaubte Pausen 
  • Unerlaubter Konsum von Alkohol am Arbeitsplatz 
  • Respektloses Verhalten gegenüber Kollegen oder Vorgesetzten 
  • Internetnutzung für private Zwecke 
  • Verspätetes Einreichen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. 
  • Verspätete Krankmeldung
  • Unerlaubte Nebentätigkeit
  • Hinweis:
    Im Einzelfall kann aufgrund oben genannter Verfehlungen auch eine Abmahnung zulässig sein. Der Arbeitgeber hat die jeweilige Situation immer individuell zu betrachten und zu beurteilen, ob als Mittel der Rüge eine Ermahnung oder eine Abmahnung angemessener ist.

    Arbeitsrechtliche Konsequenzen einer Ermahnung


    ‌Eine Kündigung bedeutet den Arbeitsplatzverlust, eine Abmahnung bereitet eine Kündigung vor. Eine Ermahnung hingegen bedroht nicht die Position des Arbeitnehmers. Trotzdem sollte der Arbeitnehmer die Rüge ernstnehmen. Tut er das nicht und verletzt mit seinem Verhalten weiterhin seine vertraglichen Pflichten, ist mit einer baldigen Abmahnung zu rechnen. Wenn das mildere Mittel des Arbeitgebers nicht die gewünschte Verhaltensbesserung bringt, ist es legitim, dass er härtere Maßnahmen ergreift.

    Form und Inhalt der Ermahnung


    ‌Bei einer Ermahnung besteht Formfreiheit. Das heißt, sie kann sowohl schriftlich als auch mündlich erfolgen. Die Bedeutung und die Funktion der Ermahnung bleiben gleich. Allerdings ist der Effekt auf den Beschäftigten in der Regel unterschiedlich:
  • Eine mündliche Ermahnung ist ein mildes Mittel, um Fehlverhalten zu rügen. Es besteht die Gefahr, dass der Arbeitnehmer die Ermahnung nur als Kritik am Rande versteht. Wie ernst der Arbeitnehmer sie nimmt, hängt davon ab, wie der Arbeitgeber die Ermahnung vermittelt.  
  • Eine schriftliche Ermahnung wirkt offizieller. Es ist wahrscheinlicher, dass der Arbeitnehmer sein Verhalten danach bessert.  
  • Hinweis:
    Eine schriftliche Ermahnung kann auf Wunsch des Arbeitgebers der Personalakte des Arbeitnehmers beigefügt werden.

    Ermahnung: Muster


    ‌Eine Ermahnung hat keine vorgegebene Form. Damit sie aber ihren Zweck erfüllt, sollte der Arbeitgeber folgende Punkte in einer Ermahnung erfassen:
  • Name, Personalnummer und Anschrift des Mitarbeiters 
  • Konkrete Benennung des Vertragsverstoßes (Am besten mit Datum und Uhrzeit.) 
  • Ausdrückliche Rüge des Verhaltens  
  • Konkrete Aufforderung zur Besserung des Verhaltens 
  • Hinweis, dass die Ermahnung in die Personalakte aufgenommen wird (optional) 
  • Datum und Unterschrift

    ‌ 
  • Reaktion auf Ermahnung


    ‌Eine Ermahnung zeigt, dass der Arbeitgeber unzufrieden mit dem Verhalten des Arbeitnehmers ist und eine Besserung wünscht. Das Arbeitsverhältnis ist zwar noch nicht gefährdet. Wer eine Ermahnung erhält, sollte diese dennoch nicht einfach ignorieren und weitermachen wie bisher. Bei weiteren Verstößen droht nämlich eine Abmahnung

    ‌Ein Arbeitnehmer, der gerechtfertigter Weise eine Ermahnung erhält, sollte sich diese zu Herzen nehmen. Eine Entschuldigung beim Arbeitgeber kann ihm zeigen, dass Einsicht und der Willen zur Besserung vorhanden ist. Auch gilt es natürlich, das Verhalten tatsächlich in gewünschter Weise zu ändern, am besten unverzüglich.

    Ermahnung unterschreiben


    ‌Es besteht keine Pflicht, eine Ermahnung zu unterschreiben. Erhält ein Arbeitnehmer eine Ermahnung, kann er sie in der Regel aber ohne Bedenken unterschreiben. Mit der Unterschrift bestätigt der Arbeitnehmer den Erhalt der Ermahnung. Unter Umständen kann es aber so ausgelegt werden, dass er den Vorwürfen zustimmt. Da eine Ermahnung nicht mit weiterführenden arbeitsrechtlichen Konsequenzen verknüpft ist, ist das aber nicht weiter schlimm. Dennoch sollte der Arbeitnehmer die Unterschrift verweigern, wenn die Ermahnung seiner Meinung nach zu Unrecht erfolgt ist.

    Gegendarstellung zur Ermahnung


    ‌Sieht ein Arbeitnehmer eine der Personalakte hinzugefügte Ermahnung als ungerechtfertigt an, steht es ihm frei, eine Gegendarstellung zu verfassen. Nach § 83 BetrVG hat der Arbeitnehmer Anspruch darauf, dass die Gegendarstellung der Personalakte beigelegt wird. 

    ‌In der Gegendarstellung kann der Arbeitnehmer schildern, wie die betreffenden Geschehnisse sich aus seiner Sicht zugetragen haben. Das Gegendarstellungsschreiben bedarf keiner besonderen Form. Es gibt auch keine Frist, die der Arbeitnehmer einhalten muss.

    Ermahnung entfernen lassen


    ‌Erhält ein Arbeitnehmer eine Abmahnung, hat er spätestens nach drei Jahren Anspruch auf deren Entfernung aus der Personalakte. Nicht so bei einer Ermahnung. Wenn die Ermahnung der Personalakte berechtigterweise hinzugefügt wurde, hat der Arbeitnehmer kein Recht, sie wieder entfernen zu lassen. Das entschied das Arbeitsgericht Frankfurt (10.9.03, 7 Ca 2899/03). Hintergrund der Entscheidung ist, dass eine Ermahnung im Unterschied zu einer Abmahnung nicht das Arbeitsverhältnis des Arbeitnehmers bedroht. 

    ‌Ist die Ermahnung ungerechtfertigt hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die Ermahnung auf dem Klageweg entfernen zu lassen. Eine Klage auf gerichtliche Überprüfung einer Ermahnung ist nach Urteil des Arbeitsgerichts Trier zulässig, wenn deren Inhalt geeignet ist, die Rechtstellung des Arbeitnehmers zu beeinträchtigen. Das betrifft etwa das berufliche Vorankommen des Arbeitnehmers. Arbeitgeber haben dann die Ermahnung zu entfernen, wenn die Rüge falsche Vorwürfe oder pauschale Anschuldigungen beinhaltet. 

    ‌Möchte ein Arbeitnehmer eine Ermahnung gerichtlich prüfen lassen, ist es ratsam, einen Anwalt für Arbeitsrecht hinzuzuziehen. Dieser kann einschätzen, inwieweit die Ermahnung ungerechtfertigt ist und wie die Chancen auf eine erfolgreiche Klage stehen.

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    Hinweis:
    Arbeitnehmer sollten sich gut überlegen, ob sie den Schritt einer Klage gehen wollen. Denn sie riskieren damit ein angespanntes Verhältnis zu ihrem Arbeitgeber und eine Verschlechterung der Arbeitsatmosphäre.

    Ermahnung – Recht einfach erklärt

    Was ist eine Ermahnung?

    Eine Ermahnung ist ein Mittel, mit dem der Arbeitgeber Vertragsverstöße rügen kann. Sie kommt bei geringfügigen Pflichtverletzungen zum Einsatz. Eine Ermahnung beinhaltet eine Benennung des Fehlverhaltens, eine Rüge und eine Aufforderung an den Arbeitnehmer, sein Verhalten in Zukunft zu bessern. 

    ‌Weiterlesen: Ermahnung im Arbeitsrecht

    Was ist der Unterschied zwischen Ermahnung und Abmahnung?

    Eine Ermahnung ist eine mildere Form der Rüge. Es drohen keine weiteren arbeitsrechtlichen Maßnahmen. Eine Abmahnung hat im Gegensatz zur Ermahnung eine Warnfunktion. Denn bei erneutem ähnlich geartetem Verstoß hat der Arbeitgeber das Recht, eine Kündigung durchzuführen. 

    ‌Weiterlesen: Unterschied zwischen Ermahnung und Abmahnung

    Hat eine Ermahnung arbeitsrechtliche Konsequenzen?

    Im Gegensatz zur Abmahnung bedroht eine Ermahnung nicht die Position des Arbeitnehmers. Dennoch sollte der Arbeitnehmer die Ermahnung nicht auf die leichte Schulter nehmen und sein Verhalten bessern. Sonst muss er damit rechnen, beim nächsten Verstoß eine Abmahnung zu erhalten. 

    ‌Weiterlesen: Arbeitsrechtliche Konsequenzen einer Ermahnung

    Was ist eine schriftliche Ermahnung?

    Eine Ermahnung kann sowohl mündlich als auch schriftlich erfolgen. Die Funktion und die Bedeutung der Ermahnung sind von der Form nicht berührt. Allerdings wirkt eine schriftliche Ermahnung offizieller und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der Arbeitnehmer sein Verhalten bessert. 

    ‌Weiterlesen: Form und Inhalt der Ermahnung

    Wann erlischt eine Ermahnung?

    Eine Ermahnung in der Personalakte erlischt im Gegensatz zu einer Abmahnung nicht mit der Zeit. Denn diese bedroht nicht das Arbeitsverhältnis des Arbeitnehmers. Ist die Ermahnung aber unberechtigt, kann der Arbeitnehmer eine gerichtliche Klage einreichen, um sie entfernen zu lassen. 

    ‌Weiterlesen: Ermahnung entfernen lassen

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