Mann beim Unterzeichnen eines Vertrags © Adobe Stock | insta_photos

Verwaltervertrag – Festlegung der Rechte und Pflichten des Verwalters

Nach der Bestellung des Verwalters müssen dessen Befugnisse, Aufgaben und Rechte in einem Verwaltervertrag definiert werden. Lesen Sie hier, was beim Aufsetzen des Vertrags zu beachten ist und welche Auswirkungen die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes von 2020 auf die Rolle des Verwalters hat.

Verwaltervertrag – WEG-Reform definiert Rolle des Verwalters neu


‌Die Eigentümer sind gemäß § 18 Absatz 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) zur ordnungsgemäßen Verwaltung des Wohneigentums verpflichtet. 

‌Im Rahmen der Wohnungseigentümerversammlung kann mit einfacher Mehrheit beschlossen werden, die Verwaltungsaufgaben an einen externen WEG Verwalter zu delegieren. Bei der Bestellung des WEG Verwalters ist darauf zu achten, dass ein grundsätzliches Vertrauensverhältnis zwischen dem Verwalter und der Eigentümergemeinschaft vorhanden ist. Durch den Abschluss eines Verwaltervertrags wird das Rechtsverhältnis zwischen den Eigentümern und dem Verwalter geregelt. Vertragspartei ist die Eigentümergemeinschaft und nicht einzelne Wohnungseigentümer. 

‌Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes im Jahr 2020 hat jeder Wohnungseigentümer einen Anspruch darauf, dass die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einem zertifizierten Verwalter übertragen wird. Ausnahmen bestehen für kleine Eigentümergemeinschaften mit weniger als neun Wohneinheiten. Diese sollen weiterhin die Möglichkeit der Selbstverwaltung erhalten. Wenn jedoch ein Drittel der Eigentümer einer kleineren Wohnungseigentümergemeinschaft verlangt, dass ein externer Verwalter beauftragt wird, ist ein zertifizierter Verwalter zu bestellen. 

‌Damit ein entsprechendes Zertifizierungsverfahren implementiert werden kann, hat der Gesetzgeber eine Übergangsfrist von zwei Jahren festgelegt. Für die bereits bestellten Verwalter gilt eine Übergangsfrist von dreieinhalb Jahren. Bis dahin gelten sie als zertifizierte Verwalter und haben Gelegenheit, die Zertifizierung nachzuholen. 

‌Die WEG-Reform stärkt die Rolle des Verwalters und stattet diesen mit mehr Befugnissen aus. Ziel ist eine Professionalisierung der Verwaltung von Eigentümergemeinschaften und die Vereinfachung der Beschlussfassung. Insgesamt soll der Verwalter handlungsfähiger werden. Deshalb erhält er eine umfassende Außenvollmacht, sodass nicht jede Entscheidung über einen Beschluss der Wohnungseigentümerversammlung legitimiert werden muss.

Rechtliche Grundlage für die Bestellung des Verwalters


‌Die rechtlichen Grundlagen für die Bestellung sowie für die Abberufung des Verwalters sind in § 26 WEG fixiert.
Bestellung und Abberufung des Verwalters

‌(1) Über die Bestellung und Abberufung des Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer. 

‌(2) Die Bestellung kann auf höchstens fünf Jahre vorgenommen werden, im Fall der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum aber auf höchstens drei Jahre. 2Die wiederholte Bestellung ist zulässig; sie bedarf eines erneuten Beschlusses der Wohnungseigentümer, der frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden kann. 

‌(3) Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden. Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung. 

‌(4) Soweit die Verwaltereigenschaft durch eine öffentlich beglaubigte Urkunde nachgewiesen werden muss, genügt die Vorlage einer Niederschrift über den Bestellungsbeschluss, bei der die Unterschriften der in § 24 Absatz 6 bezeichneten Personen öffentlich beglaubigt sind. (5) Abweichungen von den Absätzen 1 bis 3 sind nicht zulässig.

Seit dem Inkrafttreten der Gesetzesänderung können die Eigentümer den Verwalter jederzeit abberufen. Damit soll es der Eigentümergemeinschaft ermöglicht werden, einen Verwaltervertrag einfacher zu kündigen, wenn die nötige Vertrauensbasis nicht mehr vorhanden ist. Eine Einschränkung der Abberufung auf einen wichtigen Grund ist somit nicht mehr nötig. Die Eigentümergemeinschaft muss den Verwalter entweder ausdrücklich per Abberufungsbeschluss entlassen oder über die Neubestellung eines anderen Verwalters entscheiden. In beiden Fällen ist der bisherige Verwalter rechtskräftig abberufen und der Vertrag endet spätestens sechs Monate nach dieser Entscheidung. Der Beschluss kann von einem der Wohnungseigentümer angefochten werden. Der Verwalter hat jedoch keine Möglichkeit, den Beschluss anzufechten.

Abschluss des Verwaltervertrags


‌Nachdem die Eigentümergemeinschaft den Verwalter bestellt hat, wird das Rechtsverhältnis zwischen beiden Parteien im Verwaltervertrag geregelt. Dabei handelt es sich gemäß § 675 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) um einen entgeltlichen Geschäftsbesorgungsvertrag. Mit dem Verwaltervertrag erhalten der Verwalter sowie die Eigentümergemeinschaft Rechtssicherheit und Handlungssicherheit. Der Abschluss des Verwaltervertrags obliegt den Eigentümern, die dazu berechtigt sind. Erfolgte die Bestellung mit Mehrheitsbeschluss, ist der Verwaltervertrag auch für die überstimmte Minderheit der Eigentümer bindend. 

Bestellung des Verwalters sowie Abschluss des Verwaltervertrags sind zwei eigenständige Rechtsakte. Mit der Bestellung wird der Verwalter zum Organ der Eigentümergemeinschaft. Der Verwaltervertrag regelt die schuldrechtlichen Aspekte sowie die Rechte und Pflichten des Verwalters. 

‌Der Verwaltervertrag muss folgende Informationen enthalten:
  • Bezeichnung der Liegenschaft (Wohnungsgrundbuch) 
  • Name und/oder Firma des Verwalters 
  • Dauer des Vertrags 
  • Kündigungsfristen
  • Verlängerungsklausel 
  • Rechte, Vollmachten und Aufgaben 
  • Entgeltvereinbarungen für Grund- und Sonderleistungen 
  • Regelung bezüglich der Kostenerstattung

    ‌ 
  • Welche Aufgaben übernimmt der Verwalter?


    ‌Der Verwalter ist dafür verantwortlich, dass die Hausverwaltung ordnungsgemäß abläuft. Die Tätigkeit umfasst die rechtliche Vertretung der Wohnungseigentümergemeinschaft sowie die kaufmännische und technische Verwaltung der Immobilie. Eine besonders wichtige Aufgabe ist die Aufstellung des Wirtschaftsplans, in dem die zu erwartenden Ausgaben und Einnahmen des nächsten Wirtschaftsjahres aufgelistet werden. Über sämtliche Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung kann der Verwalter eigenständig entscheiden. Eine Beauftragung von Handwerksfirmen für Reparaturen bedarf also keines Beschlusses der Eigentümergemeinschaft. 

    ‌Die Verwaltungstätigkeit bezieht sich ausschließlich auf das Gemeinschaftseigentum. Für die Verwaltung des Sondereigentums, also der einzelnen Eigentumswohnungen, ist jeweils der Eigentümer verantwortlich.

    Ausweitung der Befugnisse des Verwalters


    ‌Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes sind Verwalter befugt, über bestimmte Maßnahmen ohne vorherige Beschlussfassung der Eigentümergemeinschaft zu entscheiden. Die Ausweitung der Befugnisse betrifft allerdings nur Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung, aus denen sich keine erheblichen Verpflichtungen für die Eigentümergemeinschaft ableiten lassen. Der Verwalter darf somit nicht eigenmächtig über bauliche Veränderungen entscheiden, aber durchaus kleinere Reparaturen in Auftrag geben oder in beschränktem Umfang Verträge mit Versorgungsunternehmen sowie Dienstleistern abschließen.

    Eigentümer legen die Befugnisse des Verwalters fest


    ‌§ 27 Absatz 2 WEG ermöglicht es den Eigentümern festzulegen, in welchem Umfang Befugnisse an den Verwalter delegiert werden. Zu diesem Zweck kann die Eigentümergemeinschaft beispielsweise Wertgrenzen festlegen oder Kataloge mit den entsprechenden Maßnahmen aufstellen. Es ist des Weiteren möglich zu bestimmen, dass bestimmte Handlungen zustimmungspflichtig sind und wer die Zustimmung geben muss (Verwaltungsbeirat, einzelner Wohnungseigentümer oder dritte Person).

    Welche Pflichten muss der Verwalter erfüllen?


    ‌Gemäß des reformierten WEG gibt es keinen Pflichtenkatalog mehr, in dem die konkreten Pflichten des Verwalters aufgelistet werden. In § 27 WEG wird festgelegt, dass es dem Verwalter obliegt, über bestimmte Maßnahmen der ordnungsgemäßen Verwaltung zu entscheiden. Es hängt von der Größe der zu verwaltenden Eigentümergemeinschaft ab, welche Maßnahmen als untergeordnet zu bewerten sind.
    Aufgaben und Befugnisse des Verwalters

    ‌(1) Der Verwalter ist gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer berechtigt und verpflichtet, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die 

    ‌1. untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder 
    ‌2. zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. 

    ‌(2) Die Wohnungseigentümer können die Rechte und Pflichten nach Absatz 1 durch Beschluss einschränken oder erweitern.

    Darüber hinaus ist der Verwalter gemäß WEG weiterhin verpflichtet, die von der Wohnungseigentümergemeinschaft gefassten Beschlüsse umzusetzen

    ‌Des Weiteren obliegen ihm im Rahmen der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums Pflichten wie die Entgegennahme und Abführung von Kosten- und Lastenbeiträgen sowie die Bewirkung und Entgegennahme von Zahlungen und Leistungen. Außerdem muss der Verwalter die eingenommenen Gelder verwalten.

    Außenvollmacht – Vertretung der Eigentümergemeinschaft


    ‌Die Außenvollmacht verleiht dem Verwalter die Vertretungsmacht für die Wohnungseigentümergemeinschaft im Außenverhältnis. Der Verwalter vertritt die Gemeinschaft gemäß § 9b WEG sowohl gerichtlich als auch außergerichtlich. Bei Abschluss von Grundstückskaufverträgen oder Darlehnsverträgen ist jedoch ein Beschluss der Eigentümergemeinschaft Voraussetzung. Diese Einschränkung der Außenvollmacht gilt nur für den Abschluss der Verträge und nicht für die Vertragsabwicklung.
    Vertretung 
    ‌‌
    ‌(1) Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer wird durch den Verwalter gerichtlich und außergerichtlich vertreten, beim Abschluss eines Grundstückskauf- oder Darlehensvertrags aber nur aufgrund eines Beschlusses der Wohnungseigentümer. Hat die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer keinen Verwalter, wird sie durch die Wohnungseigentümer gemeinschaftlich vertreten. Eine Beschränkung des Umfangs der Vertretungsmacht ist Dritten gegenüber unwirksam. 

    ‌(2) Dem Verwalter gegenüber vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss dazu ermächtigter Wohnungseigentümer die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.

    WEG-Reform – Was ist ein zertifizierter Verwalter?


    ‌Die WEG-Reform umfasst die Einführung des „zertifizierten Verwalters“. Seit vielen Jahren wurde gefordert, dass Verwalter von Wohnungseigentumsgemeinschaften einen Sachkundenachweis erbringen müssen. Die Frage, ob ein Verwalter über die nötigen Kompetenzen verfügt, ist insbesondere in großen Eigentümergemeinschaften immer wieder Anlass für Konflikte. 

    ‌Der Gesetzgeber hat deswegen festgelegt, dass nach einer zweijährigen Übergangszeit (also ab Dezember 2022) eine ordnungsgemäße Verwaltung nur dann vorliegt, wenn ein zertifizierter Verwalter bestellt wurde. Verwalter, die vor der Gesetzesreform bestellt wurden, gelten bis zum 1. Juni 2024 als zertifizierte Verwalter. 

    Gesetzliche Grundlage dafür, was unter einem zertifizierten Verwalter zu verstehen ist, bildet § 26a WEG

    ‌Um die Zertifizierung zu erlangen, muss der Verwalter eine Prüfung vor der zuständigen Industrie- und Handelskammer ablegen. Welche Inhalte bei der Zertifizierungsprüfung abgefragt werden und wie die Prüfung abläuft wurde in der Verordnung über die Prüfung zum zertifizierten Verwalter nach dem Wohnungseigentumsgesetzt (Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung – ZertVerwV) festgelegt. 

    ‌Personen, die über bestimmte Qualifikationen wie beispielsweise ein abgeschlossenes Studium oder eine Berufsausbildung im Bereich der Immobilienwirtschaft verfügen, sind von der Prüfungspflicht befreit.
    Zertifizierter Verwalter

    ‌(1) Als zertifizierter Verwalter darf sich bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die für die Tätigkeit als Verwalter notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt. 

    ‌(2) Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz wird ermächtigt, durch Rechtsverordnung nähere Bestimmungen über die Prüfung zum zertifizierten Verwalter zu erlassen. In der Rechtsverordnung nach Satz 1 können insbesondere festgelegt werden: 

    ‌1. nähere Bestimmungen zu Inhalt und Verfahren der Prüfung; 
    ‌2. Bestimmungen über das zu erteilende Zertifikat; 
    ‌3. Voraussetzungen, unter denen sich juristische Personen und Personengesellschaften als zertifizierte Verwalter bezeichnen dürfen; 
    ‌4. Bestimmungen, wonach Personen aufgrund anderweitiger Qualifikationen von der Prüfung befreit sind, insbesondere weil sie die Befähigung zum Richteramt, einen Hochschulabschluss mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt, eine abgeschlossene Berufsausbildung zum Immobilienkaufmann oder zur Immobilienkauffrau oder einen vergleichbaren Berufsabschluss besitzen.

    Auswirkungen der WEG-Reform


    ‌Die Gesetzesänderung führte zu einer Ausweitung der Befugnisse des Verwalters, der künftig wesentlich mehr ohne vorherigen Beschluss der Eigentümergemeinschaft entscheiden darf. Die Befugnisse erstrecken sich auf Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung. Beispiele sind die Beauftragung von Handwerksfirmen bei Reparaturbedarfen oder der Abschluss von Verträgen mit Versorgungsunternehmen sowie die Durchsetzung von Hausgeldforderungen vor Gericht. 

    ‌Die Wohnungseigentümer können nun im Verwaltervertrag definieren, welche Maßnahmen der Verwalter eigenständig erledigen soll. Das kann über die Festlegung von Wertgrenzen oder über die Aufstellung von Maßnahmenkatalogen geschehen. Es ist ebenfalls möglich, dass der Verwalter für bestimmte Handlungen die Zustimmung des Verwaltungsbeirats, eines Eigentümers oder eines Dritten einholen muss. 

    ‌Künftig sind Verwalter dazu verpflichtet, nach Ablauf des Jahres einen Vermögensbericht vorzulegen. Dieser Bericht muss Informationen über die Instandhaltungsrücklage sowie das wesentliche Gemeinschaftsvermögen enthalten. Um herauszustellen, dass die Instandhaltungsrücklage verfügbares Vermögen und nicht nur ein Bilanzposten ist, wird sie nun als Erhaltungsrücklage bezeichnet. 

    ‌Eine weitere Neuerung ist die Vereinfachung der Abberufung des Verwalters, für die kein wichtiger Grund mehr erforderlich ist. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach erfolgter Abberufung. 

    ‌Mit einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung kann der WEG Verwalter sich vor finanziellen Forderungen von Seiten der Wohnungseigentümergemeinschaft schützen.

    Verwaltervertrag – Recht einfach erklärt

    Wofür ist der Verwalter zuständig?

    Jede Eigentümergemeinschaft hat die Pflicht, das Gemeinschaftseigentum ordnungsgemäß zu verwalten. Üblicherweise wird die kaufmännische, technische und juristische Verwaltung auf einen Verwalter übertragen. Der Verwalter übernimmt also beispielsweise die Aufstellung des Wirtschaftsplans und beauftragt Handwerksfirmen mit der Durchführung von Instandsetzungsmaßnahmen. 

    ‌Weiterlesen: Welche Aufgaben übernimmt der Verwalter?

    Wie kann der Verwaltervertrag gekündigt werden?

    Seit der WEG-Reform bedarf es keines schwerwiegenden Grundes, um den Verwalter abzuberufen, sodass sich Eigentümergemeinschaften wesentlich schneller von ihrem Verwalter trennen können. Spätestens sechs Monate nach der Abberufung endet der Verwaltervertrag. 

    ‌Weiterlesen: Rechtliche Grundlagen für die Bestellung des Verwalters

    Müssen alle Eigentümergemeinschaften einen zertifizierten Verwalter bestellen?

    Nein, kleine Eigentümergemeinschaften mit weniger als neun Wohneinheiten können sich weiterhin auf Wunsch selbst verwalten. 

    ‌Weiterlesen: Verwaltervertrag – WEG-Reform definiert Rolle des Verwalters neu

    Regelt das WEG alle Aufgaben und Zuständigkeiten des Verwalters?

    Die Gesetzesänderung ermöglicht es der Eigentümergemeinschaft, im Verwaltervertrag flexibel zu definieren, wie viele Befugnisse der Verwalter erhalten soll. 

    ‌Weiterlesen: Auswirkungen der WEG-Reform

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