Dienstreisen können vom Arbeitgeber angeordnet oder vom Arbeitnehmer beantragt werden. Eine Reisekostenabrechnung schafft einen Überblick über entstandene Kosten, etwa für Fahrten oder Übernachtungen. Wenn der Arbeitgeber die Kosten nicht erstattet, kann der Arbeitnehmer sie von der Steuer absetzen.

‌Eine Dienstreise (Englisch: business trip) ist eine Reise aus beruflichen Gründen. Ziel der Reise ist eine vorübergehende Arbeitstätigkeit außerhalb der eigentlichen Arbeitsstätte. Nach Erledigung der Dienstreise nimmt der Arbeitnehmer wieder die Arbeit an seinem regulären Arbeitsplatz auf.

Ausdrückliche gesetzliche Regelungen zu Dienstreisen gibt es nur im Bundesreisekostengesetz für Beamte, Richter und Soldaten. 
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‌Im Arbeitsrecht findet sich der Begriff Dienstreise nicht. Um Auseinandersetzungen zu vermeiden, sollten Arbeitnehmer und Arbeitgeber deshalb klare Regelungen in Hinsicht auf Dienstreisen vereinbaren. Solche können etwa in einer Betriebsvereinbarung, in einem Tarifvertrag oder in einem Arbeitsvertrag festgelegt werden. Etwa um zu klären, inwieweit eine Vergütung der Dienstreise erfolgt und inwieweit die Dienstreise als Arbeitszeit zählt.

‌Die Begriffe Dienstreise und Geschäftsreise werden häufig synonym gebraucht. Manchmal werden sie aber auch unterschieden. Folgende zwei Unterscheidungen sind am gebräuchlichsten: 
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‌1) Eine Dienstreise meint eine berufliche Reise von Angestellten im öffentlichem Dienst. Bei Arbeitnehmern in der Privatwirtschaft spricht man hingegen von Geschäftsreise. 
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‌2) Angestellte machen eine Dienstreise. Schließlich stehen sie während der Reise im Dienst des Arbeitgebers. Gehen hingegen Selbstständige oder Unternehmer auf eine berufliche Reise, ist das eine Geschäftsreise. 
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‌Eine endgültige Unterscheidung der Begriffe Dienstreise und Geschäftsreise ist aufgrund fehlender gesetzlicher Grundlagen nicht möglich, aber auch nicht notwendig. Denn in der Praxis ist die Unterscheidung unerheblich.
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‌Es gibt verschiedene Gründe für eine Dienstreise. So kann diese etwa für einen der folgenden Zwecke stattfinden:
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‌In manchen Berufen gehören Dienstreisen zur Haupttätigkeit des Arbeitnehmers, etwa bei Vertretern oder Außendienstmitarbeitern. Dabei sind die Dienstreisen ohne jeden Zweifel verpflichtend zu leisten. 
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‌Doch auch in anderen Jobs können Dienstreisen Pflicht sein:
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‌In der Regel ordnet der Arbeitgeber die Dienstreise an und kümmert sich um die organisatorischen Angelegenheiten. 
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‌Soll die Dienstreise hingegen auf Wunsch des Arbeitnehmers stattfinden, braucht dieser eine Genehmigung der Reise durch den Arbeitgeber. Dass Arbeitnehmer sich Dienstreisen genehmigen lassen, ist unter anderem aus versicherungsrechtlicher Sicht wichtig. Denn nur wenn der Arbeitgeber Kenntnis von der Reise hat und diese gestattet, besteht währenddessen Versicherungsschutz. 
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‌In der Praxis kommt es manchmal vor, dass Dienstreisen pauschal genehmigt werden, etwa durch eine Klausel im Arbeitsvertrag. Das ist insbesondere in Hinsicht auf kurze Dienstreisen (nicht mehr als 1 Tag) der Fall, bei denen dem Arbeitgeber keine Kosten entstehen. 
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‌Bei längeren Dienstreisen haben Arbeitnehmer üblicherweise einen Antrag stellen und sich die Reise genehmigen lassen. Wie der Dienstreiseantrag auszusehen hat, ist von Betrieb zu Betrieb verschieden. Im Idealfall regelt eine Betriebsvereinbarung den Ablauf des Genehmigungsverfahrens. 
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‌Übliche Inhalte eines Dienstreiseantrags sind die folgenden:
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‌Arbeitnehmer sind auch bei Dienstreisen grundsätzlich unfallversichert. Ob der Versicherungsschutz greift, hängt allerdings davon ab, ob der Arbeitnehmer zum Unfallzeitpunkt gerade einer versicherten Tätigkeit nachgeht. Ein Unfall zählt dann als Arbeitsunfall, wenn die Tätigkeit in direktem beruflichem Zusammenhang steht. 
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‌Folgende Beispiele sollen einen Überblick geben, in welchen Situationen Arbeitnehmer während der Dienstreise unfallversichert sind:
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‌Auch bei einer Dienstreise gelten die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes. Etwa in Bezug auf die tägliche Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten. Näheres dazu finden Sie in dem Artikel Arbeitszeit. 
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‌Auf einer Dienstreise gelten grundsätzlich alle beruflichen Tätigkeiten am Aufenthaltsort als Arbeitszeit, beispielsweise Besprechungen mit Kunden, Geschäftsessen, berufliche Telefonate oder Besuche von Seminaren. Private Tätigkeiten, etwa Stadtführungen, sind hingegen als Ruhezeit anzusehen. 
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‌Häufiger Streitpunkt zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber ist die Frage, ob die Reisezeit, also der Weg zum Auftragsort, auch als Arbeitszeit zählt.
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‌Ob Reisezeit Arbeitszeit ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Denn es kommt auf verschiedene Faktoren an. 
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‌Findet die Dienstreise während der regulären Arbeitszeit statt, ist die Reisezeit als Arbeitszeit zu werten. Auch dann, wenn der Arbeitnehmer die Reisebewegung ohne Arbeitsleistung verbringt. 
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‌Findet die Reise jedoch außerhalb der regulären Arbeitszeit statt, ist die Reisezeit nur unter bestimmten Umständen Arbeitszeit. Dabei kommt es zum einen auf das Fortbewegungsmittel und zum anderen auf die Anordnung des Arbeitgebers an: 
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‌1) Fortbewegung 
‌Ordnet der Arbeitgeber an, dass der Arbeitnehmer die Dienstreise mit dem eigenen PKW oder einem Dienstwagen anzutreten hat, gilt die Fahrtzeit als Arbeitszeit. Für mitfahrende Arbeitnehmer kann die Reisezeit hingegen als Freizeit gelten. Nach einem Urteil des BAG ist Reisezeit keine Arbeitszeit, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Benützung eines öffentlichen Verkehrsmittels vorgibt. Ebenso handelt es sich nicht um Reisezeit, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Wahl des Fortbewegungsmittels überlässt und dieser freiwillig mit dem PKW fährt. 
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‌2) Arbeitstätigkeit 
‌Leistet der Arbeitnehmer während der Reise auf Weisung des Arbeitgebers Arbeitstätigkeiten, handelt es sich um Arbeitszeit. Beispielsweise wenn er im Zug oder im Flugzeug sitzt und E-Mails beantwortet oder sich auf ein Meeting vorbereitet. Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer hingegen frei, wie er die Fahrtzeit verbringt, wird die Reisezeit nicht als Arbeitszeit gewertet.
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‌Auf einer Dienstreise können allerhand Reisekosten entstehen. Diese umfassen
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‌Eine Reisekostenabrechnung enthält alle Kosten, die auf der Dienstreise angefallen sind und dient dazu, die Kosten vom Arbeitgeber oder vom Finanzamt zurückzubekommen. In der Regel übernimmt der Arbeitgeber alle entstandenen Kosten. Verpflichtet ist er dazu aber nicht. Kosten, die er nicht übernimmt, kann der Arbeitnehmer als Werbungskosten von der Steuer absetzen. In beiden Fällen ist es wichtig, die Reisekosten detailliert zu belegen. Deshalb sollten Arbeitnehmer konkrete Aufzeichnungen zu den Kosten machen und zudem alle Quittungen aufbewahren. 
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‌Steuerlich gesehen gelten nur auswärtige Tätigkeiten von bis zu 3 Monaten als Dienstreisen. Außer bei Handelsvertretern und anderen Arbeitnehmern, die naturgemäß über einen längeren Zeitraum wechselnde Einsatzorte haben.

‌An Fahrtkosten können Kosten für Hin- und Rückfahrt, Fahrten am Auftragsort und Zwischenheimfahrten bei längeren Dienstreisen anfallen. Für die Reisekostenabrechnung gilt Folgendes: 
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‌1) Bei der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln hat der Arbeitnehmer alle Quittungen aufzubewahren. 
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‌2) Fährt der Arbeitnehmer mit einem Dienstwagen, hat er häufig ein Fahrtenbuch zu führen, sowie Belege für Benzin und Mautgebühren zu sammeln. 
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‌3) Nimmt der Arbeitnehmer für die Dienstreise seinen eigenen Wagen, gibt es verschiedene Möglichkeiten der Abrechnung. Die einfachste und gebräuchlichste Methode ist eine Reisekostenabrechnung mit Kilometerpauschale. Dabei gilt eine Pauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer.

‌Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die Reisenebenkosten in tatsächlicher Höhe erstatten. Das ist lohnsteuerfrei möglich. Allerdings sollte der Arbeitnehmer die entsprechenden Quittungen vorlegen, damit diese dem Lohnkonto hinzugefügt werden können. 
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‌Zu Reisenebenkosten, die Arbeitgeber ersetzen können, zählen unter anderem die folgenden:
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‌Unter Verpflegungsmehraufwand versteht man die zusätzlichen Kosten für Arbeitnehmer, die während der Dienstreise für ihre Verpflegung sorgen müssen. 
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‌Arbeitnehmer können den Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Dafür gibt es eine sogenannte Verpflegungspauschale, auch Tagegeld genannt, deren Höhe im Einkommenssteuergesetz geregelt ist. 
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‌Nach § 9 Abs. 4a EstG beträgt die Verpflegungspauschale:
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‌Je nach Vereinbarung mit dem Arbeitgeber kann auch dieser den Verpflegungsmehraufwand erstatten. Ein gesetzlicher Anspruch darauf besteht allerdings nicht. Verpflegungskosten, die der Arbeitgeber ersetzt, sind bis zur Höhe des Pauschalbetrags steuerfrei.

‌Zu Übernachtungskosten bei einer Dienstreise zählen die Kosten für das Zimmer. Nicht jedoch die Nebenkosten, die etwa durch Nutzung von Minibar, Fernseher oder Telefon entstehen können. Die Übernachtungen können entweder in voller Höhe vom Arbeitgeber ersetzt oder als Werbungskosten abgesetzt werden. Dabei hat der Arbeitnehmer die einzelnen Übernachtungen nachzuweisen. 
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‌Alternativ kann der Arbeitnehmer bei Inlandsreisen pauschal 20 Euro pro Übernachtung absetzen oder vom Arbeitgeber erstatten lassen. In diesem Fall sind keine Einzelnachweise notwendig.
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