Eine Arbeitnehmerin sitzt mit Laptop und Koffer am Bahnhof. © Adobe Stock | engel.ac

Dienstreise: Definition, Arbeitszeit und Reisekostenabrechnung

Dienstreisen können vom Arbeitgeber angeordnet oder vom Arbeitnehmer beantragt werden. Eine Reisekostenabrechnung schafft einen Überblick über entstandene Kosten, etwa für Fahrten oder Übernachtungen. Wenn der Arbeitgeber die Kosten nicht erstattet, kann der Arbeitnehmer sie von der Steuer absetzen.

Was ist eine Dienstreise?


‌Eine Dienstreise (Englisch: business trip) ist eine Reise aus beruflichen Gründen. Ziel der Reise ist eine vorübergehende Arbeitstätigkeit außerhalb der eigentlichen Arbeitsstätte. Nach Erledigung der Dienstreise nimmt der Arbeitnehmer wieder die Arbeit an seinem regulären Arbeitsplatz auf.
Hinweis:
Die Dienstreise beginnt mit der Abreise vom Wohnort oder vom Arbeitsplatz und endet an demselben Ort. Die Dauer einer Dienstreise richtet sich nach der Art der Tätigkeit und der Reisezeit, und kann einige Stunden oder Tage, aber auch Wochen oder Monate betragen.
Ausdrückliche gesetzliche Regelungen zu Dienstreisen gibt es nur im Bundesreisekostengesetz für Beamte, Richter und Soldaten. 

‌Im Arbeitsrecht findet sich der Begriff Dienstreise nicht. Um Auseinandersetzungen zu vermeiden, sollten Arbeitnehmer und Arbeitgeber deshalb klare Regelungen in Hinsicht auf Dienstreisen vereinbaren. Solche können etwa in einer Betriebsvereinbarung, in einem Tarifvertrag oder in einem Arbeitsvertrag festgelegt werden. Etwa um zu klären, inwieweit eine Vergütung der Dienstreise erfolgt und inwieweit die Dienstreise als Arbeitszeit zählt.
Hinweis:
In der Praxis unterscheidet man häufig Dienstreisen von Dienstgängen. So spricht man dann von Dienstgang, wenn es sich um eine kurze Reise handelt, bei der keine weiten Strecken zurückgelegt werden. Etwa wenn ein Mitarbeiter in demselben Stadtteil einen Kundentermin hat. Eine gesetzliche Unterscheidung zwischen Dienstreise und Dienstgang gibt es allerdings nicht.

Unterschied zwischen Dienstreise und Geschäftsreise


‌Die Begriffe Dienstreise und Geschäftsreise werden häufig synonym gebraucht. Manchmal werden sie aber auch unterschieden. Folgende zwei Unterscheidungen sind am gebräuchlichsten: 

‌1) Eine Dienstreise meint eine berufliche Reise von Angestellten im öffentlichem Dienst. Bei Arbeitnehmern in der Privatwirtschaft spricht man hingegen von Geschäftsreise. 

‌2) Angestellte machen eine Dienstreise. Schließlich stehen sie während der Reise im Dienst des Arbeitgebers. Gehen hingegen Selbstständige oder Unternehmer auf eine berufliche Reise, ist das eine Geschäftsreise. 

‌Eine endgültige Unterscheidung der Begriffe Dienstreise und Geschäftsreise ist aufgrund fehlender gesetzlicher Grundlagen nicht möglich, aber auch nicht notwendig. Denn in der Praxis ist die Unterscheidung unerheblich.

Beispiele für Dienstreisen


‌Es gibt verschiedene Gründe für eine Dienstreise. So kann diese etwa für einen der folgenden Zwecke stattfinden:
  • Auswärtige Treffen mit Kunden oder Lieferanten 
  • Besprechungen 
  • Verhandlungen 
  • Fachliche Tagungen, Seminare oder Workshops 
  • Forschungsreise 
  • Messen und Ausstellungen 
  • Treffen mit Kollegen an einem anderen Unternehmensstandort 
  • Hinweis:
    Unternehmen Lehrer eine Klassenfahrt oder Kursleiter eine Exkursion, zählt die Reise als Dienstreise.

    Pflicht zur Dienstreise


    ‌In manchen Berufen gehören Dienstreisen zur Haupttätigkeit des Arbeitnehmers, etwa bei Vertretern oder Außendienstmitarbeitern. Dabei sind die Dienstreisen ohne jeden Zweifel verpflichtend zu leisten. 

    ‌Doch auch in anderen Jobs können Dienstreisen Pflicht sein:
  • Der Arbeitgeber kann Dienstreisen anordnen, wenn es eine entsprechende Klausel im Arbeitsvertrag gibt.  
  • Der Arbeitgeber kann von seinem Direktionsrecht Gebrauch machen und den Ort der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen bestimmen (§ 106 GewO). In der Regel darf er deshalb Dienstreisen anordnen, wenn diese mit den Arbeitsaufgaben des Arbeitnehmers im Einklang stehen. Eine Weigerung des Arbeitnehmers kann im Einzelfall zulässig sein, wenn er gute Gründe dafür hat. Etwa weil er Angehörige pflegen oder Kinder betreuen muss. 
  • Dienstreiseantrag


    ‌In der Regel ordnet der Arbeitgeber die Dienstreise an und kümmert sich um die organisatorischen Angelegenheiten. 

    ‌Soll die Dienstreise hingegen auf Wunsch des Arbeitnehmers stattfinden, braucht dieser eine Genehmigung der Reise durch den Arbeitgeber. Dass Arbeitnehmer sich Dienstreisen genehmigen lassen, ist unter anderem aus versicherungsrechtlicher Sicht wichtig. Denn nur wenn der Arbeitgeber Kenntnis von der Reise hat und diese gestattet, besteht währenddessen Versicherungsschutz. 

    ‌In der Praxis kommt es manchmal vor, dass Dienstreisen pauschal genehmigt werden, etwa durch eine Klausel im Arbeitsvertrag. Das ist insbesondere in Hinsicht auf kurze Dienstreisen (nicht mehr als 1 Tag) der Fall, bei denen dem Arbeitgeber keine Kosten entstehen. 

    ‌Bei längeren Dienstreisen haben Arbeitnehmer üblicherweise einen Antrag stellen und sich die Reise genehmigen lassen. Wie der Dienstreiseantrag auszusehen hat, ist von Betrieb zu Betrieb verschieden. Im Idealfall regelt eine Betriebsvereinbarung den Ablauf des Genehmigungsverfahrens. 

    ‌Übliche Inhalte eines Dienstreiseantrags sind die folgenden:
  • Reisedatum
  • Grund der Reise 
  • Ziel der Reise 
  • Reiseleistungen (Fortbewegungsmittel, Hotelzimmer, Eintrittskarten) 
  • Voraussichtliche Kosten der Reise 
  • Reiseunterlagen, etwa ein Seminarprogramm
    ‌ 
  • Unfallversicherung während Dienstreise


    ‌Arbeitnehmer sind auch bei Dienstreisen grundsätzlich unfallversichert. Ob der Versicherungsschutz greift, hängt allerdings davon ab, ob der Arbeitnehmer zum Unfallzeitpunkt gerade einer versicherten Tätigkeit nachgeht. Ein Unfall zählt dann als Arbeitsunfall, wenn die Tätigkeit in direktem beruflichem Zusammenhang steht. 

    ‌Folgende Beispiele sollen einen Überblick geben, in welchen Situationen Arbeitnehmer während der Dienstreise unfallversichert sind:
  • Vorbereitungen zur Dienstreise: Bereits bei Vorbereitungen zur Dienstreise sind Arbeitnehmer unfallversichert. Etwa beim Fahrkartenkauf oder der Gepäckaufgabe. 
  • Hin- und Rückweg: Der Weg zum und vom Auftragsort ist unfallversichert. Aber nur insoweit der Arbeitnehmer den direkten Weg nimmt. Unbegründete Umwege, etwa für private Erledigungen, sind nicht unfallversichert.  
  • Wege am Auftragsort: Unfallversichert sind Wege vom und zum Hotel, Restaurant oder Veranstaltungsort.  
  • Aufenthalt: Arbeitnehmer sind unfallversichert, während sie ein Seminar besuchen oder einen Kundentermin haben. Nicht unfallversichert sind hingegen der Aufenthalt im Hotel oder in einem Restaurant.  
  • Private Tätigkeiten: Kein Unfallversicherungsschutz besteht bei privaten Tätigkeiten während der Dienstreise. Etwa bei Stadtbesichtigungen, Baraufenthalten, Kino- oder Theaterbesuchen, sportlichen Tätigkeiten oder dem Treffen von Bekannten oder Verwandten.  

  • Ist eine Dienstreise Arbeitszeit?


    ‌Auch bei einer Dienstreise gelten die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes. Etwa in Bezug auf die tägliche Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten. Näheres dazu finden Sie in dem Artikel Arbeitszeit

    ‌Auf einer Dienstreise gelten grundsätzlich alle beruflichen Tätigkeiten am Aufenthaltsort als Arbeitszeit, beispielsweise Besprechungen mit Kunden, Geschäftsessen, berufliche Telefonate oder Besuche von Seminaren. Private Tätigkeiten, etwa Stadtführungen, sind hingegen als Ruhezeit anzusehen. 

    ‌Häufiger Streitpunkt zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber ist die Frage, ob die Reisezeit, also der Weg zum Auftragsort, auch als Arbeitszeit zählt.

    Ist Reisezeit Arbeitszeit?


    ‌Ob Reisezeit Arbeitszeit ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Denn es kommt auf verschiedene Faktoren an. 

    ‌Findet die Dienstreise während der regulären Arbeitszeit statt, ist die Reisezeit als Arbeitszeit zu werten. Auch dann, wenn der Arbeitnehmer die Reisebewegung ohne Arbeitsleistung verbringt. 

    ‌Findet die Reise jedoch außerhalb der regulären Arbeitszeit statt, ist die Reisezeit nur unter bestimmten Umständen Arbeitszeit. Dabei kommt es zum einen auf das Fortbewegungsmittel und zum anderen auf die Anordnung des Arbeitgebers an: 

    ‌1) Fortbewegung 
    ‌Ordnet der Arbeitgeber an, dass der Arbeitnehmer die Dienstreise mit dem eigenen PKW oder einem Dienstwagen anzutreten hat, gilt die Fahrtzeit als Arbeitszeit. Für mitfahrende Arbeitnehmer kann die Reisezeit hingegen als Freizeit gelten. Nach einem Urteil des BAG ist Reisezeit keine Arbeitszeit, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Benützung eines öffentlichen Verkehrsmittels vorgibt. Ebenso handelt es sich nicht um Reisezeit, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Wahl des Fortbewegungsmittels überlässt und dieser freiwillig mit dem PKW fährt. 

    ‌2) Arbeitstätigkeit 
    ‌Leistet der Arbeitnehmer während der Reise auf Weisung des Arbeitgebers Arbeitstätigkeiten, handelt es sich um Arbeitszeit. Beispielsweise wenn er im Zug oder im Flugzeug sitzt und E-Mails beantwortet oder sich auf ein Meeting vorbereitet. Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer hingegen frei, wie er die Fahrtzeit verbringt, wird die Reisezeit nicht als Arbeitszeit gewertet.

    Dienstreise: Reisekostenabrechnung


    ‌Auf einer Dienstreise können allerhand Reisekosten entstehen. Diese umfassen
  • Fahrtkosten
  • Reisenebenkosten 
  • Verpflegungsmehraufwand 
  • Übernachtungskosten 

  • ‌Eine Reisekostenabrechnung enthält alle Kosten, die auf der Dienstreise angefallen sind und dient dazu, die Kosten vom Arbeitgeber oder vom Finanzamt zurückzubekommen. In der Regel übernimmt der Arbeitgeber alle entstandenen Kosten. Verpflichtet ist er dazu aber nicht. Kosten, die er nicht übernimmt, kann der Arbeitnehmer als Werbungskosten von der Steuer absetzen. In beiden Fällen ist es wichtig, die Reisekosten detailliert zu belegen. Deshalb sollten Arbeitnehmer konkrete Aufzeichnungen zu den Kosten machen und zudem alle Quittungen aufbewahren. 

    ‌Steuerlich gesehen gelten nur auswärtige Tätigkeiten von bis zu 3 Monaten als Dienstreisen. Außer bei Handelsvertretern und anderen Arbeitnehmern, die naturgemäß über einen längeren Zeitraum wechselnde Einsatzorte haben.
    Achtung:
    Arbeitnehmer, die Reisekostenabrechnungen fälschen, müssen mit einer Kündigung rechnen, da es sich um Spesenbetrug handelt. Selbst bei einmaligem Vorfall und geringen Beträgen hat der Arbeitgeber das Recht, eine fristlose Kündigung durchzuführen. Einer vorherigen Abmahnung bedarf es dabei nicht (LAG Schleswig-Holstein Az.: 5 Sa 430/08 Urteil vom 09.06.2009).

    Fahrtkosten


    ‌An Fahrtkosten können Kosten für Hin- und Rückfahrt, Fahrten am Auftragsort und Zwischenheimfahrten bei längeren Dienstreisen anfallen. Für die Reisekostenabrechnung gilt Folgendes: 

    ‌1) Bei der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln hat der Arbeitnehmer alle Quittungen aufzubewahren. 

    ‌2) Fährt der Arbeitnehmer mit einem Dienstwagen, hat er häufig ein Fahrtenbuch zu führen, sowie Belege für Benzin und Mautgebühren zu sammeln. 

    ‌3) Nimmt der Arbeitnehmer für die Dienstreise seinen eigenen Wagen, gibt es verschiedene Möglichkeiten der Abrechnung. Die einfachste und gebräuchlichste Methode ist eine Reisekostenabrechnung mit Kilometerpauschale. Dabei gilt eine Pauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer.
    Hinweis:
    Bei Erstattung der Fahrtkosten durch den Arbeitgeber ist es wichtig im Vorhinein abzusprechen, welche Verkehrsmittel zulässig sind. Die meisten Arbeitgeber erstatten etwa ungern Kosten für Taxifahrten, da diese teurer als Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln sind.

    Reisenebenkosten


    ‌Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die Reisenebenkosten in tatsächlicher Höhe erstatten. Das ist lohnsteuerfrei möglich. Allerdings sollte der Arbeitnehmer die entsprechenden Quittungen vorlegen, damit diese dem Lohnkonto hinzugefügt werden können. 

    ‌Zu Reisenebenkosten, die Arbeitgeber ersetzen können, zählen unter anderem die folgenden:
  • Mautgebühren
  • Parkgebühren
  • Telefonkosten 
  • Trinkgelder
  • Eintrittskarten für Veranstaltungen mit beruflichem Bezug 
  • Kosten für Taxis oder öffentliche Verkehrsmittel
    ‌ 
  • Verpflegungsmehraufwand


    ‌Unter Verpflegungsmehraufwand versteht man die zusätzlichen Kosten für Arbeitnehmer, die während der Dienstreise für ihre Verpflegung sorgen müssen. 

    ‌Arbeitnehmer können den Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Dafür gibt es eine sogenannte Verpflegungspauschale, auch Tagegeld genannt, deren Höhe im Einkommenssteuergesetz geregelt ist. 

    ‌Nach § 9 Abs. 4a EstG beträgt die Verpflegungspauschale:
  • 14 Euro für Kalendertage, an denen eine Dienstreise von über 8 Stunden, aber ohne Übernachtung stattfindet. 
  • 28 Euro für Kalendertage, an denen Arbeitnehmer 24 Stunden auf Dienstreise sind. 
  • 14 Euro für An- und Abreisetage, wenn der Arbeitnehmer eine mehrtägige Dienstreise mit Übernachtung(en) macht. 

  • ‌Je nach Vereinbarung mit dem Arbeitgeber kann auch dieser den Verpflegungsmehraufwand erstatten. Ein gesetzlicher Anspruch darauf besteht allerdings nicht. Verpflegungskosten, die der Arbeitgeber ersetzt, sind bis zur Höhe des Pauschalbetrags steuerfrei.
    Hinweis:
    Bei Reisen ins Ausland erhalten Arbeitnehmer in der Regel eine höhere Verpflegungspauschale. Wie hoch diese ist, variiert von Land zu Land.

    Übernachtungskosten


    ‌Zu Übernachtungskosten bei einer Dienstreise zählen die Kosten für das Zimmer. Nicht jedoch die Nebenkosten, die etwa durch Nutzung von Minibar, Fernseher oder Telefon entstehen können. Die Übernachtungen können entweder in voller Höhe vom Arbeitgeber ersetzt oder als Werbungskosten abgesetzt werden. Dabei hat der Arbeitnehmer die einzelnen Übernachtungen nachzuweisen. 

    ‌Alternativ kann der Arbeitnehmer bei Inlandsreisen pauschal 20 Euro pro Übernachtung absetzen oder vom Arbeitgeber erstatten lassen. In diesem Fall sind keine Einzelnachweise notwendig.

    Dienstreise – Recht einfach erklärt

    Wann liegt eine Dienstreise vor?

    Eine Dienstreise liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer eine Reise tätigt, um vorübergehend außerhalb seiner normalen Arbeitsstätte berufliche Tätigkeiten zu verrichten. Kurze Dienstreisen werden häufig auch als Dienstgänge bezeichnet. 

    ‌Weiterlesen: Was ist eine Dienstreise?

    Was brauche ich für eine Dienstreise?

    Dienstreisen werden in der Regel vom Arbeitgeber angeordnet. Für eine Dienstreise auf Wunsch des Arbeitnehmers ist eine Genehmigung des Arbeitgebers erforderlich. In vielen Fällen ist dabei ein sogenannter Dienstreiseantrag zu stellen. 

    ‌Weiterlesen: Dienstreiseantrag

    Ist man während der Dienstreise unfallversichert?

    Arbeitnehmer sind auf Dienstreisen unfallversichert. Allerdings nur bei der Ausübung von Tätigkeiten, die in beruflichem Zusammenhang stehen. Tätigkeiten, die dem privaten Vergnügen dienen, sind nicht unfallversichert. 

    ‌Weiterlesen: Unfallversicherung während Dienstreise

    Sind Fahrzeiten bei Dienstreisen Arbeitszeit?

    Das ist unterschiedlich und hängt von verschiedenen Faktoren ab. Fahrzeiten zählen beispielsweise dann als Arbeitszeit, wenn der Arbeitnehmer während der Fahrt auf Weisung des Arbeitgebers Arbeit verrichtet. 

    ‌Weiterlesen: Ist Reisezeit Arbeitszeit?

    Was ist eine Reisekostenabrechnung?

    In einer Reisekostenabrechnung sind alle auf der Dienstreise entstandenen Kosten zusammengefasst. So kann der Arbeitnehmer sich diese entweder vom Arbeitgeber erstatten lassen oder sie als Werbungskosten von der Steuer absetzen. 

    ‌Weiterlesen: Dienstreise: Reisekostenabrechnung

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