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Mit einem überraschenden Urteil im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht klargestellt: Arbeitszeiterfassung ist Pflicht. Eine Umsetzung der Arbeitszeiterfassung ist ohne Übergangsfrist erforderlich. Welches Modell dabei zum Einsatz kommt, obliegt derzeit noch der Entscheidung des Arbeitgebers.
Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?
In Wirtschaftszweigen, die in Deutschland für Schwarzarbeit anfällig sind, ist die Aufzeichnung von Arbeitszeiten schon seit geraumer Zeit Pflicht (17 MiLoG). In Zusammenhang mit flexiblen Arbeitszeitmodellen wie Gleitzeit ist eine Erfassung der Arbeitszeit sowieso unerlässlich und somit Gang und Gäbe. Abgesehen davon war Arbeitszeiterfassung lange Zeit nur in Hinsicht auf Mehrarbeit sowie Sonn- und Feiertagsarbeit verpflichtend.
Im Mai 2019 gab es ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs zu Arbeitszeiterfassung. Danach seien alle Mitgliedsstaaten in der Pflicht, eine Arbeitszeiterfassung umzusetzen. Diese habe auf einem objektiven und verlässlichen System zu beruhen.
Nachdem eine entsprechende Gesetzesänderung in Deutschland auf sich warten ließ, kam am 13. September 2022 ein überraschendes und einschneidendes Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG). Ein Gesetz, das Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung verpflichte, gebe es bereits. Bezugnehmend auf das Arbeitsschutzgesetz hieß es in dem Urteil: „Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“ Dass der Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG im Rahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes „für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen“ hat, schließt nach Meinung der Arbeitsrichter des BAG eine Arbeitszeiterfassung mit ein.
Hinweis:
Die Entscheidung des BAG nimmt Arbeitgeber sofort und ohne Übergangsfrist in die Pflicht, eine Arbeitszeiterfassung umzusetzen. Eine Form ist dabei nicht vorgeschrieben. Somit ist bislang sowohl eine analoge als auch eine elektronische Erfassung der Arbeitszeit möglich. Für wen gilt die Pflicht der Arbeitszeiterfassung?
Die Arbeitszeiterfassung haben Arbeitgeber unabhängig von Branche und Unternehmensgröße umzusetzen. Diesen Punkt betont auch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales.
Die Erfassung der Arbeitszeit in einem Unternehmen ist auf alle Arbeitnehmer im Sinne des § 5 BetrVG anzuwenden. Unabhängig ob diese im Betrieb oder im Homeoffice tätig sind.
Ausgenommen von der verpflichtenden Erfassung der Arbeitszeit sind Personengruppen, für die das Arbeitszeitgesetz gemäß § 18 ArbZG keine Gültigkeit besitzt:
„leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 des Betriebsverfassungsgesetzes sowie Chefärzte,
Leiter von öffentlichen Dienststellen und deren Vertreter sowie Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst, die zu selbstständigen Entscheidungen in Personalangelegenheiten befugt sind,
Arbeitnehmer, die in häuslicher Gemeinschaft mit den ihnen anvertrauen Personen zusammenleben und sie eigenverantwortlich erziehen, pflegen oder betreuen,
den liturgischen Bereich der Kirchen und der Religionsgemeinschaften.“
Sinn von Arbeitszeiterfassung
Durch Arbeitszeiterfassung ist klar dokumentiert, wann ein Arbeitnehmer wie viel gearbeitet hat. Das ist etwa in Hinsicht auf folgende Aspekte sinnvoll:
Werden Ruhepausen oder Ruhezeiten nicht eingehalten, kann der Arbeitgeber seiner Fürsorgepflicht nachkommen und den Arbeitnehmer darauf aufmerksam machen.
Arbeitnehmer können sicher sein, dass ihre Überstunden sauber erfasst werden.
Es gibt weniger Möglichkeiten für Arbeitszeitbetrug.
Plus- und Minusstunden können im Rahmen von Arbeitszeitkonten erfasst und gegengerechnet werden.
Datenschutz bei Arbeitszeiterfassung
Bei den erfassten Arbeitszeiten handelt es sich um personenbezogene Daten der Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber darf und muss die Arbeitszeiterfassung durchführen. Allerdings ist es wichtig, dass er dabei die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhält.
Nach Art. 5 DSGVO sind unter anderem folgende Grundsätze zu beachten:
Die Verarbeitung der Daten hat nachvollziehbar und transparent zu sein.
Die Erhebung darf ausschließlich für eindeutige und legitime Zwecke geschehen.
Die Erfassung der Daten muss auf das notwendige Maß beschränkt sein.
Die erhobenen Daten müssen richtig sein.
Die Speicherung der Daten muss so erfolgen, dass Unbefugte keinen Zugriff darauf haben.
Der Arbeitgeber hat beispielsweise folgende Maßnahmen zu treffen. Er muss
die Verfügbarkeit der Daten sicherstellen. Er hat also zu verhindern, dass die Daten zerstört oder verloren gehen.
die Eingabe der Daten kontrollieren. Es muss klar, sein, wer die Zeiterfassung vornimmt.
den Zugang zu den Daten kontrollieren. Das System der Zeiterfassung darf nicht für Unbefugte zugänglich sein.
Was zählt zu Arbeitszeit?
Im Zusammenhang mit der Arbeitszeiterfassung ist es wichtig, zu definieren, was eigentlich unter Arbeitszeit fällt. Nach Paragraph 2 des Arbeitszeitgesetzes ist Arbeitszeit „die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen“.
Dabei umfasst Arbeitszeit jedoch nicht nur die Zeit, in der ein Arbeitnehmer eine Arbeitsleistung erbringt. Auch Zeiten, in denen ein Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung zur Verfügung steht, sind Arbeitszeiten. Das ist etwa bei Wartezeiten der Fall. Auch der Bereitschaftsdienst gilt in vollem Umfang als Arbeitszeit. Daneben zählen auch Erholungszeiten nach erhöhter Arbeitsbelastung zu Arbeitszeit.
In folgenden Fällen kann es sich unter Umständen um Arbeitszeit handeln:
Rufbereitschaft: Bei Rufbereitschaft ist ausschließlich jene Zeit Arbeitszeit, in der der Arbeitnehmer Arbeitsleistung erbringt.
Dienstreisen: Dienstreisen sind in jedem Fall Arbeitszeit, wenn sie während der regulären Arbeitszeit erfolgen. Auch außerhalb davon können sie unter bestimmten Voraussetzungen als Arbeitszeit gelten. Welche das sind, erfahren Sie in dem Artikel Dienstreisen.
Duschen: Duscht sich der Arbeitnehmer vor oder nach der Arbeit, zählt das als Arbeitszeit, wenn es eine entsprechende Weisung des Arbeitgebers dazu gibt.
Umziehen: Das Wechseln der Kleidung zählt als Arbeitszeit, wenn der Arbeitnehmer diese verpflichtend tragen muss und auch nur am Arbeitsplatz tragen darf.
Was muss (nicht) erfasst werden?
Es ist noch nicht konkret festgelegt, was bei der Dokumentation der Arbeitszeit genau erfasst werden soll. Dazu bedarf es einer Regelung durch den Gesetzgeber.
Eines ist jedoch sicher. Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind in jedem Fall erforderlich. Denn nur so kann der Arbeitgeber gewährleisten, dass die tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit sowie die Ruhezeiten eingehalten werden.
Längere Pausen, etwa Mittagspausen, sind nicht als Arbeitszeit zu werten und sind entsprechend zu dokumentieren.
Bezahlte Arbeitsunterbrechungen scheinen in der Zeiterfassung nicht auf. Dazu zählen etwa Kurzpausen für den Toilettengang oder kurze Erholzeiten von der Bildschirmarbeit.
Legen Mitarbeiter Kaffeepausen oder Raucherpausen ein, zählen diese formell gesehen nicht als Arbeitszeit. Allerdings ist es bislang noch Entscheidung des jeweiligen Arbeitgebers, ob er sie als Pausen erfasst oder aber nicht dokumentiert.
Vertrauensarbeit bildet keine Ausnahme von der Arbeitszeiterfassung. Da diese Art der Arbeitsorganisation grundsätzlich auf Vertrauen basierte, gibt es von nun an keine „echte“ Vertrauensarbeitszeit mehr. Das grundlegende Modell der Vertrauensarbeitszeit ist jedoch ohne weiteres durchführbar. Nämlich dass der Arbeitnehmer sich seine Arbeitszeit im abgesprochenen Rahmen frei einteilen kann. Mehr dazu erfahren Sie in dem Artikel Vertrauensarbeitszeit.
Umsetzung der Arbeitszeiterfassung
Modelle zur Erfassung der Arbeitszeit gibt es verschiedene. Welches im Einzelfall sinnvoll ist, richtet sich nicht zuletzt nach der jeweiligen Branche. Zu gängigen Modellen gehören die folgenden:
Stundenzettel
Stundennachweis mit Word oder Excel
Zeiterfassungssoftware am Computer
Analoge Stempeluhr
Elektronische Stempeluhr
Handy-App
Es bleibt abzuwarten, bis der Gesetzgeber das Arbeitszeitgesetz um konkrete Regelungen zur Umsetzung der Arbeitszeiterfassung erweitert. Falls es dann eine gesetzliche Regelung zur Form der Zeiterfassung gibt, kann darin auch festgelegt werden, ob für manche Mitarbeiter oder Unternehmen Ausnahmen gelten. Gibt es etwa eine verpflichtende digitale Zeiterfassung für Unternehmen, könnten kleinere Unternehmen davon ausgenommen werden, um sie nicht in Unkosten zu stürzen. Für sie könnte die analoge Form zulässig bleiben.
Bislang ist die Form der Arbeitszeiterfassung Wahl des Arbeitgebers. Bei konkreter Ausgestaltung der Zeiterfassung hat der Betriebsrat allerdings ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Hinweis:
Es ist sinnvoll, in einem Unternehmen ein einheitliches Modell der Arbeitszeiterfassung einzuführen, das für alle Mitarbeiter gilt. Die Pflicht der Arbeitszeiterfassung kann der Arbeitgeber wahlweise auf die Mitarbeiter übertragen. Er muss die ordnungsgemäße Durchführung in diesem Fall aber regelmäßig kontrollieren. Eine solche Vorgehensweise kann etwa bei Vertrauensarbeitszeit, bei Gleitzeit oder bei Homeoffice sinnvoll sein.
Verstöße gegen Arbeitszeiterfassung
Das Bundesarbeitsgericht stützt die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG des Arbeitsschutzgesetzes. Verstöße gegen diesen Paragraphen werden nicht unmittelbar bestraft. Somit sind zunächst keine Sanktionen wie Bußgelder zu erwarten.
Allerdings kann die Arbeitsschutzbehörde die vollziehbare Anordnung erlassen, dass der Arbeitgeber ein Arbeitszeiterfassungssystem einführen muss (§ 22 Abs. 3 ArbSchG). Ein Verstoß dagegen ist eine Ordnungswidrigkeit, bei der ein Bußgeld in Höhe von bis zu 30.000 Euro möglich ist (§ 25 ArbSchG).
Arbeitszeitkonten
Arbeitszeiterfassung ist die Grundlage flexibler Arbeitszeitmodelle. Bei einem solchen Modell verfügt der Arbeitnehmer innerhalb eines festgelegten Rahmens eigenverantwortlich über seine Arbeitszeit. Wie frei er in deren Einteilung ist, richtet sich nach dem jeweiligen Arbeitszeitmodell.
In einem sogenannten Arbeitszeitkonto werden die gearbeiteten Stunden erfasst und mit der Soll-Arbeitszeit gegengerechnet. Dabei können Minus- oder Plusstunden entstehen, die der Arbeitnehmer in einem bestimmten Zeitraum auszugleichen hat.
Rahmenbedingungen zu Arbeitszeitkonten können sich in Arbeitsverträgen, Tarifverträgen sowie in Betriebsvereinbarungen finden.
Es gibt verschiedene Arten von Arbeitszeitkonten. Diese lassen sich unterteilen in Kurzzeitkonten und Langzeitkonten. Während der Ausgleichszeitraum bei Kurzzeitkonten eine Woche, einen Monat oder ein Jahr beträgt, sind Langzeitkonten auf einen längeren Zeitraum ausgelegt. Ziel der Langzeitkonten ist es etwa, mit angespartem Zeitguthaben ein Sabbatical zu nehmen oder in Frührente zu gehen.
Rechtliche Vorgaben
Auch bei Arbeitszeitkonten sind die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes zu beachten. Etwa die zulässigen Grenzen der täglichen und wöchentlichen Höchstarbeitszeit sowie die Ruhezeiten zwischen den Arbeitstagen.
Auch unterliegen Arbeitszeitkonten den Vorgaben des Mindestlohngesetzes. Gemäß § 2 MiLoG gelten folgende Regelungen:
Ist ein Arbeitszeitkonto schriftlich vereinbart, können darauf Arbeitsstunden gespart werden.
Arbeitsstunden, die auf das Arbeitszeitkonto fließen, dürfen monatlich nicht mehr als die Hälfte der vertraglich festgelegten Arbeitszeit ausmachen.
Endet das Arbeitsverhältnis, sind Arbeitsstunden im Folgemonat auszugleichen.
Plusstunden muss der Arbeitgeber innerhalb von 12 Monaten durch Freizeit oder Zahlung des Mindestlohns ausgleichen. Aber nur insoweit der Mindestlohnanspruch noch nicht durch das verstetigte Arbeitsentgelt erfüllt ist.
Arbeitszeiterfassung – Recht einfach erklärt
Ist der Arbeitgeber zur Zeiterfassung verpflichtet?
Eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gab es bereits in manchen Branchen und in Hinsicht auf Mehrarbeit und Sonntagsarbeit. Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts ist der Arbeitgeber nunmehr generell dazu verpflichtet, die Arbeitszeit von Mitarbeitern zu erfassen.
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Wer muss die tägliche Arbeitszeit dokumentieren?
Die Erfassung der Arbeitszeit hat in allen Branchen zu geschehen. Grundsätzlich gilt die Pflicht für alle Mitarbeiter. Es gab aber Ausnahmen. Etwa wenn es sich bei dem Mitarbeiter um einen leitenden Angestellten handelt.
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Was gehört alles zur Arbeitszeit?
Arbeitszeit ist nicht nur die Zeit, in der ein Arbeitnehmer Arbeitsleistung erbringt. Auch Wartezeiten und Bereitschaftsdienste zählen als Arbeitszeit. Unter Umständen können auch das Umkleiden oder eine Dienstreise Arbeitszeit sein.
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Wie muss eine Arbeitszeiterfassung aussehen?
Wichtig ist jedenfalls, dass der Arbeitgeber den Beginn, die Dauer und das Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst. Ebenso hat er Ruhepausen zu dokumentieren. Kurze Unterbrechungen, etwa für den Gang zur Toilette, muss der Arbeitgeber nicht erfassen.
Weiterlesen: Was muss (nicht) erfasst werden?
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Welche Arten der Zeiterfassung gibt es?
Es gibt analoge und elektronische Arten der Zeiterfassung, aus denen der Arbeitgeber wählen kann. Ein verpflichtendes Modell der Arbeitszeiterfassung gibt es derzeit nicht. Es bleibt abzuwarten, ob der Gesetzgeber ein bestimmtes Modell vorschreibt.
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